Выписка из журнала регистрации приказов. Книга регистрации приказов по личному составу

Один из обязательных кадровых документов, используемых для фиксации документооборота – журнал регистрации приказов по личному составу. Он нужен для оформления отчетности, связанной с движением кадров – принятии на работу, увольнении или переводе. За заполнение журнала отвечает специально назначенный сотрудник.

Официальные постановления и функции

6 сентября 2000 года вышло постановление Росархива. Так, согласно ст. 358 кадровые приказы должны фиксироваться отдельно в специальном журнале регистрации приказов по личному составу. Регистрация приказов может осуществляться как в бумажном журнале, так и в программе 1С.

В журнале фиксируются следующие виды приказов:

о приеме на работу (также фиксируются данные о том, основная это работа или по совместительству, работа с неполным рабочим днем, вахтовый метод работ);
о переводе на другую должность (фиксируются приказы о повышении, изменении заработной платы, о премировании);
об увольнении (сюда также относятся длительные командировки, декретный отпуск).

Журнал необходим при решении трудовых споров, анализе движения рабочей силы. Но основной его функцией является урегулирование действий согласно трудовому законодательству на предприятии.

Варианты и требования к оформлению

Законодательно форма журнала не утверждена. Именно поэтому, руководители организации сами выбирают, как им будет удобнее вести данные записи.

Зачастую для этого используются специальные бумажные журналы, которые состоят из титульной страницы, страницы с информацией о журнале и, непосредственно, полями для записи информации. Реже используются компьютерные программы, к примеру, 1С. Связано это с тем, что электронную документацию легче исправить, нежели бумажную.

Несмотря на то, что единой формы оформления не существует, к документу выдвигается ряд требований.

Обложка журнала должна быть твердой или полутвердой. Желательно – ламинированной. На ней указывается индекс организации, ее название.

На втором листе журнала указывается имя организации, название документа и дата начала ведения записей и их окончания.
Третья страница содержит данные о лицах, ответственных за ведение документа. При этом прописывается не только фамилия и инициалы сотрудника, но и его должности, реквизиты документа, которым сотрудник был назначен на данную должность. Обязателен также образец подписи ответственного за документ лица.
Документ должен быть пронумерован для сохранения целостности.
Страницы журнала должны быть надежно сшиты и опломбированы. На пломбе указывается количество страниц. Данная цифра должна совпадать с фактическими данными. Информация закрепляется подписью и печатью начальника предприятия.
Последний лист содержит дату окончания ведения и отметку о том, почему и кем журнал был закрыт.

Закрыть документ можно только после того, как все его страницы будут заполнены.

Страницы журнала

Основные страницы журнала регистрации состоят из столбцов и строк, в которые вносятся данные.

Рассмотрим основные столбцы и приведем примеры для заполнения каждого из них.

Номер издаваемого документа. Например: 304
Дата документа. Например: 20.07.2016.
Номер приказа. Например: 489-ЛС.
Информация о документе, приказе о приеме или переводе, увольнении, отпуске. Например: принятие на работу, перевод на старшего продавца.
Данные о сотруднике. Например: Иванов И.И. При наличии в организации двух сотрудников с одинаковой фамилией и инициалами имя и отчество пишется полностью.
Закон или документ, на основании которого был вынесен приказ. Например: заявление работника от 15.07.2016.
Подпись сотрудника, которого касается приказ. Ставится после ознакомления сотрудника с приказом.
Данные о том, кто составил документ и внес данные в журнал. Например: Свиродов П.Р.
Подпись сотрудника отдела кадров, которая подтверждает правильность заполнения.
Дополнительные сведения. Например: Изменение графика работы.

Ведение журнала

Как уже отмечалось, журнал ведется с первого дня работы организации. Его заполнением обязан заниматься назначенный руководством человек. Это может быть секретарь-референт, сотрудник отдела кадров.

В случае если ответственный за журнал уходит в отпуск или декрет, начальство обязано назначить нового ответственного на срок отсутствия работника.

Заполняется журнал ежедневно. В него вносятся все кадровые изменения, перечисленные нами выше.

Отметим, что не отмечаются в журнале приказы о назначении должностных лиц, упоминаемых в уставе организации – директор предприятия, руководитель того или иного отдела, начальник филиала и т.д. Данные сведения относятся к приказам по основной деятельности и фиксируются в другом документе.

После закрытия журнала он сдается в архив, где хранится на протяжении 75 лет.

Исправление допущенных ошибок

В некоторых случаях при заполнении журнала могут быть допущены ошибки. В таком случае следует помнить несколько общих правил:

Страницы из книги вырывать запрещено.
Использовать корректирующие средства, подтирать с помощью терки или лезвия неправильные данные запрещено.
Для исправления необходимо зачеркнуть неверную запись одной чертой и рядом вписать правильные данные.
Все исправления вносятся сразу же после обнаружения ошибки.

Видео: Как создать и оформить журнал на 1С?

Предлагаем ознакомиться с видео-уроком по созданию и оформлению журнала в программе 1С. С его помощью вы сможете создать собственный журнал, при этом самостоятельно определив количество необходимых колонок для заполнения. Информация дается в простом и доступном виде.

Все приказы, которые относятся к личному составу, должны быть записаны в специальный журнал. Благодаря этому, руководство компании при необходимости сможет доказать свою правоту в спорах трудового характера.

Приказы по личному составу необходимы для оформления трудовой деятельности каждого работника в организации любого юридического статуса. В соответствии с их содержанием бухгалтерия насчитывает заработную плату, премии, компенсации, отпускные начисления. Если работник хочет взять в банке кредит, вместе с другими документами требуют предоставить документы о трудовой деятельности, в том числе и копию приказа о приеме на работу.

Таким образом, приказы по личному составу формально отражают трудовой путь сотрудников организации. В судебных разбирательствах по поводу трудовых споров они имеют юридическую силу, подтверждающую ту или иную версию спора.

Виды приказов по движению кадров

К приказам по личному составу, имеющим постоянный срок хранения, относятся следующие:

О приеме на работу по основному месту, совместительству, на неполный рабочий день, вахтовым методом и т.д.
О перемещении работников, то есть повышении их в должности, переводе в другой отдел или на работу в другую местность, изменении оплаты за труд и т.д.
О премировании сотрудников за высокие показатели в работе или хорошее исполнение трудовых обязанностей, по случаю профессионального праздника.
Об увольнении или расторжении трудового договора по соглашению сторон или по собственному желанию работника, или по другим основаниям.
О направлении в длительную зарубежную командировку.
О предоставлении отпуска по уходу за ребенком.
О командировках или отпуске, связанными с вредными, опасными условиями труда.

В отдельную группу можно выделить кадровые распоряжения, которые имеют срок хранения до пяти лет:

о ежегодных оплачиваемых отпусках;
о краткосрочных командировках;
о дисциплинарных взысканиях;
о праздничных днях и т.д.

Таким образом, в организации накапливается большой массив документов ежедневного пользования. К ним также обращаются в случае проведения аудита, проверки или предоставления определенной справки работнику. Для систематизации и оптимизации работы с документами, их быстрого поиска и подтверждения их наличия в организации создают журналы учета документов, в том числе и по личному составу.

Для чего нужен этот журнал?

Если в организации регистрируется документ, значит признается его законность, его производственная сила. Регистрация производится путем присвоения документу уникального номера. Журнал регистрации приказов по личному составу позволяет упорядочить данный вид документации в организации, защитить деятельность компании от подделок приказов или утверждения несвоевременных распоряжений, издания приказов задним числом .

Для того чтобы журнал выполнял свою функцию, его необходимо пронумеровать и прошнуровать. В журнале по порядку должны фиксироваться утвержденные руководителем организации документы.

Его страницы нельзя изымать или добавлять, или подменять, или уничтожать каким-либо образом. С этой целью журнал перед его заполнением необходимо прошнуровать, пронумеровав перед этим каждую страницу.

Шнуровка закрепляется специальным бланком, в котором указывается количество страниц в числовом и буквенном обозначении, проставляется подпись ответственного лица — чаще всего, руководителя компании и печать соответствующего уровня. То есть, подпись ответственного лица закрепляется печатью для документов, подпись генерального директора или руководителя организации – гербовой печатью.

Когда журнал составляется и запускается в производственный процесс?

Так как приказы по учету кадров формируются с первого дня работы компании, их необходимо определённым образом регистрировать. На сегодняшний день нет единых утвержденных на государственном уровне требований по оформлению данного документа , поэтому этот формат можно утвердить локальным нормативных актом организации, например, в «Положении о делопроизводстве компании».

Есть требования по ведению самих приказов по личному составу, но формат журнала их регистрации может разрабатываться специалистами предприятия самостоятельно.

С другой стороны, можно купить готовый к применению журнал в интернет- или книжных магазинах. Кадровики-консультанты на основе собственного опыта разработали удобный формат этого управленческого документа и распространяют разными способами. Все зависит от потребностей и возможностей компании.

Можно купить готовый журнал:

прошнурованный;
пронумерованный;
опломбированный;

Можно ознакомиться с рекомендуемыми образцами создания журнала на интернет страницах сайтов по кадровому делопроизводству и на их основе разработать свой формат. Основным требованием является тот факт, что завести его надо с началом деятельности организации .

Кто должен вести этот журнал?

Так как журнал по учету кадровых приказов является одним из основных архивных документов, то в организации должен быть работник, который несет ответственность за его заполнение. Ответственного работника можно назначить отдельным приказом по основной деятельности, возложив на него обязанности по ведению данного журнала. Но чаще всего, данная функциональная обязанность представлена в должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству , с которой он должен ознакомиться под роспись при приеме на работу.

Если кадровик, который ведет журнал по учету кадровых документов в соответствии с функциональными обязанностями, уходит в длительный отпуск по любому основанию, необходимо возложить исполнение данной рабочей функции на другого работника при помощи соответствующего приказа.

Требования к оформлению

Как было отмечено выше, нет единых законодательно закрепленных требований к оформлению журнала по учету кадровых документов, но необходимо опираться на общие правила оформления журналов по регистрации различных документов.

Титульный лист содержит реквизиты организации, даты начала и окончания ведения журнала, номер документа в соответствии с номенклатурой дел в компании, сведения о работнике, ответственном за ведение журнала и срок хранения (75 или 5 лет). Также необходимо указать литеры, которые присвоены приказам, подлежащим учету в данном журнале:

это ЛС для документов, которые хранятся 75 лет;
К – для остальных кадровых документов, если они регистрируются в одной книге.

Сам журнал оформляется следующими графами:

Номер по порядку. Каждой отдельной записи присваивается свой номер.
Дата издания приказа.
Номер приказа по личному составу.
Вид приказа (прием, увольнение, перемещение и т.д.). Краткое содержание приказа (срок направления в командировку, пункт назначения и т.д.).
ФИО работника или работников, на которых издан приказ.
Основание (№ трудового договора или письма, или дополнительного соглашения и т.д.).

На каждой странице может также стоять подпись ответственного лица, заполнившего ее. Изымать листы из журнала нельзя, если необходимо внести какое-то исправление, то оно вносится под следующим по порядку номером и указывается основание, почему оно внесено.

Электронная форма журнала

При большом документообороте в компании и при высокой текучести кадров очень сложно отследить их движение при помощи такого журнала в бумажном варианте.

Поэтому желательно иметь электронную форму данного документа, которая ускоряет процесс поиска необходимой информации по каждому отдельному работнику: сколько дней отпуска он отгулял, в какие дни он был в командировке, когда брал отпуск без оплаты труда и т.п.

С помощью электронной формы документа собрать эту информацию будет достаточно просто. Бумажный вариант придется долго и очень внимательно просматривать, а если изучается деятельность работника, например, за три года, этот процесс займет очень много времени.

Если в организации управленческий документооборот ведется с помощью программы 1С , то в ней автоматически регистрируются все приказы. Также можно создать электронную версию в Excel для внутреннего пользования. Если в организации журнал первоначально ведется в электронной форме, которая потом распечатывается, то все распечатанные листы нумеруются, прошиваются и опечатываются для сдачи в архив.

Многие руководители предприятий задаются вопросом – обязательно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Рассмотрим, что об этом говорит законодательство России, актуальное в 2019 году. Ведение кадровых документов – важная составляющая деятельности каждой фирмы.

Ведь так можно зафиксировать любое событие в трудовой жизни сотрудников. В компаниях накапливается множество документов, которые составляются каждый день.

К ним приходится обращаться, когда проводится , проверка, или нужно представить определенные справки сотруднику.

Чтобы систематизировать и оптимизировать документы, необходимо использовать специальные журналы.

Что нужно знать

Все приказы и иные документы стоит регистрировать в соответствующем журнале и книге.

Один из таких документов – журнал регистрации приказов по личному составу. Что же это за понятие, какое содержание журнала и правила оформления?

Сразу скажем, что нет четких правил, которых стоит придерживаться, если вы решили завести журнал регистрации.

Основные термины

В журнале регистрируют все приказы, что были изданы в компании и касаются разных действий в отношении персонала.

Фиксируют трудовой путь сотрудников. И если возникает необходимость, можно быстро найти определенный приказ.

Такой журнал используют при разбирательствах в судебном органе. Это подтверждающий документ, доказательство.

Регистрацией же называют запись учетной информации о документации по регламентированным образцам.

Регистрация может придать документам юридическую силу. Пока документ не зарегистрируют, не присвоят номер, он не считается оформленным, а значит, он фактически не существует.

Назначение документа

Такого рода регистр используют кадровые службы, чтобы осуществлять учет документации (приказов по личному составу), что определяет ряд служебных, должностных и трудовых функций подчиненных.

Необходимо вести такой журнал по таким причинам:

В отдельных компаниях действует правило регистрировать документы, и только таким образом он будет действовать. Регистрация в журнале приказа нужна, чтобы легализовать соответствующий документ.

Законодательная база

О порядке нумерации приказов в законодательных документах ничего не говорится. А значит, можно придерживаться Инструкции, что была утверждена .

Ведение записей осуществляется в соответствии с такими документами:

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу

Почти все приказы по личному составу персонифицированы. Виды приказов по личному составу:

О приеме сотрудника в компанию.
О расторжении соглашения с сотрудником.
О на иную работу.
О совмещении должностей.
О направлении сотрудника в .
О и т. д.

Те приказы, в соответствии с которыми назначают на должность первое лицо фирмы – это приказы по основной деятельности, а не по личному составу.

Отдельные приказы подготавливают в соответствии с унифицированной формой первичных учетных документов по учету кадров.

Если используется буквенное обозначение «а», значит, приказ оформляется в отношении нескольких человек.

Кто заполняет бланк

Журнал заполняют с того момента, как предприятие начнет вести свою деятельность, и до того дня, пока не закончатся листы. Поэтому желательно использовать толстую тетрадь, чтобы не пришлось ее часто менять.

Так как журнал регистрации – один из основных документов, которые передаются в архив, в компании должен быть сотрудник, что будет отвечать за его ведение.

Назначают такого человека, издав приказ. Но бывает, что соответствующее обязательство прописывается в специалистов по кадрам.

Документ ведется такими лицами:

сотрудником отдела кадров;
менеджером по персоналу;
секретарем
делопроизводителями;
руководителем.

Кто именно будет вести журнал, будет зависеть от того, какие масштабы фирмы и какова ее организационная структура.

Порядок составления

Обязательно при оформлении журнала учитывать следующие требования. Используйте твердую обложку, особенно при регистрации долгосрочных приказов.

Ведь следует позаботиться о том, чтобы журнал долго хранился. На обложках пишут название и индекс.

Все страницы нумеруют (используется сплошной способ – проставляют порядковые номера). Затем прошивают согласно требованиям нормативных документов. Ставят пломбу.

Прошивают журнал нитями, и на фронтальных сторонах их завязывают в узел. На нити приклеивают листок с данными о дате окончания документа, номере приказа об его окончании.

Печать должна ставиться таким образом, чтобы часть ее была на самом журнале, а часть – на узлах нитей.

Последняя страница должна содержать сведения такого плана:

количество страниц;
подпись руководителя фирмы или начальника отдела кадров;
печать.

Так можно обеспечить защиту документа от исправления. До того, как регистрировать приказ в журнале, работник отдела кадров должен проверить, легитимен ли документ.

Проверяется:

есть ли ссылка на документ, на основании которого издавался приказ (трудовые соглашения, НПА и т. д.);
есть ли дата, название, номер, прописано ли место подготовки приказа;
есть ли заголовок и текст, подпись;
есть ли отметка, подтверждающая согласования приказа с уполномоченным специалистом компании.

Так как законодательство не устанавливает единой формы журнала, каждое предприятие разрабатывает свой образец.

Обычно он содержит:

титульный лист;
раздел, где перечислены сотрудники, что отвечают за ведение документа;
раздел, где осуществляется регистрация приказов по личному составу.

На титульной странице пишут:

название компании;
название документы;
дату, с которой начали вести журнал;
дату, когда заполнение прекращается.

Второй раздел содержит:

ФИО, должности работников, что отвечают за ведение журнала;
данные о документации, что является основанием для назначения работников ;
подписи каждого такого лица;
данные о периоде, в течение которого лицо ведет учет.

Основной раздел отражает такие сведения:

номер записи о регистрации приказа;
дату, номер приказа, что был утвержден;
разновидность приказа;
ФИО, табельный номер работника;
документы, что послужили основанием для издания приказа.

Такой журнал – важный юридический документ. А значит, стоит его оформлять правильно. Каждая запись должна быть полной.

Нельзя сокращать данные, если это приведет к проблемному их толкованию. Не допустимы ошибки и исправления, нельзя использовать корректирующие средства для правки записи.

Если есть ошибка, ее зачеркивают сплошными линиями. Рядом же пишут правильные данные.

Правила ведения журнала прописываются руководством в отдельных нормативных актах по основной деятельности, что должны оформляться в свободных формах и определять:

кто будет ответственным лицом;
кто станет замещать ответственных лиц при условии их отсутствия;
какой период ведения и где документ будет храниться.

Стоит учитывать и такие особенности ведения журнала:

Каждый приказ стоит	Регистрировать в день, когда его издали
Регистрируют любое распоряжение	Руководителя относительно работника
Если приказ не зарегистрирован	Он не будет иметь юридической силы
Обычно журнал ведут за текущий год	С начала следующего года нумерация начинается сначала
Все приказы имеют уникальные коды	Поэтому не возникнет трудности при необходимости их отыскать
Журнал могут вести в бумажном или электронном формате	Журнал регистрации приказов по личному составу в электронном виде предполагает установление защиты (пароля)

Стоит рассмотреть и такие нюансы:

Сведения о сотруднике	Что отвечает за ведение журнала, могут прописываться на обложках документа, на каждом или последнем листе
Каждый лист нужно защитить от изъятия и вложения	Поэтому журнал прошивают
Отражение ФИО должно быть полным,	А название должности, специальностей и профессий – согласно
Подчистка, исправление, удаление не допустимы (о чем говорилось выше)	При необходимости корректировки написанного, запись зачеркивают так, чтобы она могла быть прочитана. Новую запись делают в этой же графе. Если есть пункт «Примечание», в нее пишут исправление. Если такого пункта нет, то можно сделать отметку ниже, аналогично тому, как это делается в трудовых книжках (запись такая-то в графе такой-то недействительна). Затем прописывается новая информация
Журнал регистрации – внутренний документ	Его нельзя передавать кому-либо, кроме специалистов отдела кадров. Передача возможна только при наличии письменного распоряжения начальства
Руководитель подразделения или иное должностное лицо компании	Может ознакомиться с журналом только в присутствии лиц, что отвечают за его ведение
Журнал регулярно передается начальнику отдела, чтобы тот проверил	Своевременно и правильно ли приняты решения, а также мог подготовить отчет, доклад, проанализировать кадровую работу
Порядок индексации разрабатывается в компании	—

Образец заполнения

Если будем сравнивать журналы, что ведут в разных фирмах, увидим существенные отличия. Некоторые предприятия убирают определенные пункты, некоторые же добавляют ряд дополнительных полей.

Видео: какие должны быть журналы регистрации и как их прошить

Руководство имеет возможность не только самостоятельно разрабатывать документ, учитывая свои потребности, но и покупать уже готовый журнал.

Какой срок хранения

Сроки хранения приказов сильно отличаются:

Компания может вести отдельные журналы для долгосрочных приказов и для краткосрочных. Если предприятие большое, то целесообразно деление на несколько групп (на каждую группу журнал отдельный).

Срок хранения журнала регистрации устанавливается в соответствии с Основными правилами работы с архивацией документации.

Осуществляется группирование приказов и формирование их в отдельные дела. Когда окончат вести журнал, его передают в архивы. Там он и будет храниться 5 или 75 лет.

Сегодня при кадровом документообороте необходимо в обязательном порядке осуществлять формирование приказов в соответствующем формате. Этот момент регламентируется законодательными нормами.

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Приказы могут быть унифицированы на законодательном уровне или же сформированы на конкретном предприятии. В последствии использоваться по назначению.

Но важно помнить, что подобного рода документы могут быть применены только лишь в определенных случаях. Ведение документооборота соответствующим образом строго обязательно.

В противном случае возможно возникновение большого количества различного рода проблем с контролирующими органами. На данный момент такими вопросами занимается трудовая инспекция.

Важные аспекты

Сегодня документооборот на предприятии должен осуществляться в соответствии с действующими законодательными нормами. Особое внимание необходимо уделять именно приказным документам.

Так как они имеют существенную юридическую силу и именно на них в первую очередь обращают внимание контролирующие органы.

Особенно важны документы-приказы о создании отдела кадров (образец можно найти в интернете).

При этом все документы рассматриваемого вида можно разделить на несколько групп. В первую очередь это нормативные, формат которых установлен на законодательном уровне.

Также работники отдела кадров в соответствии с законодательными органами совместно с руководством могут формировать иные приказы.

Такие приказные документы не регламентируются в законодательстве. Но при этом должны своим форматом полностью соответствовать законодательным нормам.

К наиболее существенным вопросам, связанным с формированием документации такого типа, сегодня можно будет отнести следующее:

что это такое?
принципы работы соответствующего отдела;
действующие нормативы.

Что это такое

Чтобы избежать возникновения всевозможных сложностей, связанных с формированием соответствующей документации, стоит заранее разобраться с основными определениями.

Также это позволит избежать без затруднений разобраться с основными законодательными нормами, регламентирующими работу отдела кадров, приказов по нему.

Сегодня под термином «кадровая служба» подразумевается перечень специальных подразделений, в состав которых включенные сотрудники.

Они осуществляют непосредственное управление персоналом. Основными функциями данного отдела являются следующие:

прием на работу;
увольнение;
оформление различной документации при увольнении/приеме на работу;
адаптация работников;
поощрение;
обеспечение условий занятости.

В разных предприятиях функции, которые выполняет отдел кадров, может существенно отличаться. В первую очередь это зависит от основного исполнительного органа (директора), а также сферы деятельности.

Так же существенную роль играет величина предприятия. Чем больше его штат, тем большее количество персонала работает в отделе кадров.

Работа отдела регламентируется законодательством. Образец приказа о назначении отдела кадров требует особого внимания.

Принципы работы соответствующего отдела

Основы работы данного отдела достаточно подробно регламентируются законодательными нормами. При этом на основании установленного внутреннего распорядка на предприятии такой отдел может решать иные задачи.

Сегодня работа данного отдела обычно ведется в следующих направлениях:

учетно-контрольном;
планово-регулятивное;
отчетно-аналитическое;
координационно-информационное;
организационно-методическое.

Учетно-контрольное направление работы подразумевает и , оформление всей необходимой документации в процессе этого.

Планово-регулятивное направление – подбор персонала для ведения определенной деятельности, последующая его адаптация на рабочем месте.

Очень важным является именно отчетно-аналитическое направление работы. Оно подразумевает оценку деятельности сотрудников и последующую подготовку отчетности.

Непосредственно документооборот осуществляется в соответствии с организационно методическим направлением работы.

В некоторых небольших предприятиях количество сотрудников в отделе кадров может быть равно всего одному.

Если же масштабы деятельности предприятия обширны, то кадровый отдел может включать в себя достаточно обширное количество различных сотрудников.

Основными принципами построения эффективной системы управления персоналом является:

При этом основной задачей отдела кадров является именно формирование всей документации, необходимой для ведения определенной деятельности на предприятии.

Отсутствие ошибок в составлении приказов о приеме на работу, увольнении и иных случаях является залогом отсутствия проблем с трудовой инспекцией .

Действующие нормативы

Необходимо помнить, что формирование документации сотрудниками отдела кадров должно осуществляться в соответствии с действующими законодательными нормами.

Наиболее существенными нормативными документами, положения которых следует учитывать при формировании различных приказов, сегодня являются следующие:

	Каким образом устанавливаются правила внутреннего трудового распорядка, а также иные
	Рассматриваются основные моменты, связанные с защитой персональных данных
	Что такое штатное расписание, а также расстановка,
Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек, вкладышей	Утверждена на данный момент
	Положение об оплате труда, материальном стимулировании и премировании
,	Раскрывается вопрос об обучении за счет предприятия, иные связанные с этим фактом моменты
	Рассматривается вопрос об аттестации работников

	Необходимость формирования приказа о приеме на работу
	Как составляется
	Процесс оформления приказа об увольнении

	Как составляется заявление с просьбой о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы
Постановление Госкомстата РФ №1 от 05.01.04 г.	На основании и по рекомендациям данного документа составляется
	Обозначается необходимость вести трудовую книжку, отражаются все основные связанные с этим фактом моменты
	Отражены образцы проведения заседаний, а также протоколы, формат иных документов
	Журнал проведения инструктажа трудоустроенных сотрудников

Основополагающим документом является именно Трудовой кодекс РФ. На основании статей данного нормативно-правового документа необходимо осуществлять формирование всех документов.

Отклонение от этого правила приведет к проблемам с трудовой инспекцией. Работник всегда имеет право осуществлять защиту своих прав .

Также следует внимательно относиться к регистрации приказов по кадрам. Эта процедура должна осуществляться в соответствии с внутренним документооборотом.

Документация в отделе по персоналу

Документация в кадровой службе должна соответствовать строгой отчетности и вестись в соответствии с законодательными нормами.

Стоит избегать нарушения формата документов. Особенно это касается различного рода приказов. Например, на увольнение.

Если документация будет оформлена не соответствующим образом, работник может потребовать восстановить его на рабочем месте.

К наиболее существенным вопросам сегодня стоит отнести:

классификация документооборота;
необходимые примеры заполнения;
образец журнала регистрации приказов по кадрам;
распоряжение о создании отдела.

Классификация документооборота

Сегодня на предприятии все документы должны быть оформлены и храниться в соответствии с законодательными нормами. Правила документооборота отражаются в соответствующих нормативно-правовых документах.

Сегодня процесс документооборота может быть организован двумя способами:

На данный момент практически все предприятия перешли на автоматизированный компьютерный документооборот. Это позволяет осуществлять его безбумажным способом, только на цифровых носителях.

При этом сам электронный документооборот классифицируется на несколько видов:

универсальный, коробочный СЭДО;
индивидуальные, разработанные для конкретного предприятия СЭДО;
комбинированные СЭДО.

Каждая разновидность документооборота имеет как свои достоинства, так и недостатки.

Потому прежде, чем прибегнуть к использованию определенного, необходимо внимательно ознакомиться с основными законодательными нормами.

Наиболее предпочтительным является программное обеспечение, разработанное специально для конкретного предприятия.

Необходимые примеры заполнения

Сегодня при формировании документооборота кадровым работникам стоит заранее ознакомиться с образцами следующих приказов:

приказ о резерве;
о внесении различных изменений в ;
прием на работу;
увольнение;
предоставление отпуска – Т-6;
о – форма Т-8;
иные.

Сегодня существует большое количество различных приказов, которые тем или же иным образом связаны с формированием документооборота.

Журнал учета приказов по личному составу: практическое назначение

Практическое предназначение журнала приказов по личному составу заключается в систематизации издаваемых в конкретной организации приказов, которая позволяет оптимизировать работу с ними, в т. ч.:

зафиксировать дату издания каждого приказа;
обеспечить непрерывность текущих номеров регистрации приказов и др.

Кроме того, соответствующая запись в журнале приказов, сделанная согласно установленному локальными нормативными актами организации порядку, поможет подтвердить правомерность и юридическую силу того или иного документа в случае возникновения спора.

Организация правомочна самостоятельно выбирать, вести отдельный журнал регистрации по каждому виду приказов или фиксировать все приказы по личному составу в 1 документе.

ВАЖНО! Приказы о назначении руководителя, главного бухгалтера и иных лиц, указанных в уставных документах компании, относятся к категории приказов об основной деятельности юрлица, а не к приказам по личному составу (например, п. 1 ст. 40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу

Исчерпывающий список книг и журналов учета, которые в обязательном порядке должны вестись кадровой службой, приведен в Перечне типовых управленческих архивных документов…, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — перечень № 558). Так, п. «б» ст. 258 перечня № 558 устанавливается необходимость ведения организацией журналов регистрации распорядительных документов по личному составу. Вместе с тем утвержденных на законодательном уровне требований к их оформлению нет.

По общему правилу такая документация должна храниться 75 лет. Для некоторых категорий сведений предусмотрен срок хранения 5 лет. К ним относятся журналы регистрации приказов:

о дисциплинарных взысканиях;
ежегодных оплачиваемых отпусках;
учебных отпусках;
дежурствах;
краткосрочных командировках по России и за рубеж.

Реокмендуем! Правила заполнения журнала регистрации и форму его ведения надлежит утвердить в локальном нормативном акте организации (инструкции или положении по делопроизводству или др.).

При этом за основу можно взять, например, регламент регистрации и индексирования документов, предусмотренный п. 3.2.1 Госсистемы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

Форма ведения журнала регистрации приказов

Журнал регистрации распорядительных документов может вестись в любой удобной организации форме:

на бумажном носителе;
в электронном виде.

Обратите внимание! Журнал регистрации приказов не относится к документам, которые надлежит в обязательном порядке оформлять на бумаге. Соответственно, если кадровая служба ведет журнал в электронном виде, используя, например, автоматизированную базу данных или специализированную компьютерную программу, необходимости дублировать журнал на бумажном носителе нет.

Если не возникает производственной необходимости или это не установлено внутренним нормативным актом организации, осуществлять выгрузку такой информации (как разово, так и с определенной периодичностью — в зависимости от целей) с последующей прошивкой и заверкой полученного бумажного документа, например для хранения, также необязательно.

Хранение электронных документов в архиве осуществляется по правилам пп. 2.30-2.33 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Если журнал ведется на бумажном носителе, следует позаботиться о защите его листов от несанкционированного изъятия посредством надлежащей прошивки и скрепления печатью. На наклейке, содержащей заверительную надпись, должны быть указаны:

количество прошитых листов;
должность, фамилия, имя, отчество заверяющего лица (руководителя организации или иного ответственного лица, назначенного согласно приказу или инструкции по делопроизводству);
его подпись.

Правила и образец заполнения журнала

Унифицированного образца журнала регистрации приказов законодатель не предлагает. В связи с этим организация может самостоятельно разработать шаблон такого внутреннего документа или воспользоваться любым из готовых журналов учета приказов, имеющихся в продаже (в т. ч. в электронном виде).

Стандартно титульный лист такого журнала должен содержать сведения:

об организационно-правовой форме и наименовании организации;
видах регистрируемых документов (в данном случае это приказы по личному составу);
дате начала и окончания ведения журнала;
лице, ответственном за ведение журнала (наименование должности, Ф.И.О.);
сроке хранения.

порядковый номер записи;
дату издания распорядительного документа;
номер распорядительного документа;
вид приказа и его краткое содержание (например, приказ о приеме на работу с указанием должности, даты приема, структурного подразделения и т. д.);
Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
наименование и реквизиты документа, послужившего основанием для издания соответствующего приказа.

Организация может как дополнить данный перечень сведений, так и сократить его.

Образец заполнения журнала регистрации приказов по кадровому составу вы найдете по ссылке:

Таким образом, законодатель возлагает на организацию обязанность вести журнал учета распорядительных документов, в том числе по личному составу. Практика показывает, что надлежащее оформление такого журнала способствует оптимизации работы кадровой службы, в т. ч. максимально упрощает поиск необходимых документов.

Унифицированной формы журнала приказов по личному составу на данный момент нет, поэтому каждая организация может использовать самостоятельно разработанный образец, содержащий все нужные реквизиты.