Система контроля исполнения поручений и документов. Создание эффективной системы контроля исполнения поручений

"Именно в тот единственный за весь день момент, когда вы откинулись в кресле и расслабились, через контору пройдет с обходом босс."
Теория выборочного контроля

Система контроля исполнения ESCOM.BPM

Назначение автоматизированной системы контроля исполнения

Одной из важнейших задач, которые ставятся перед системами электронного документооборота это автоматизация контроля исполнения документов. Переход на автоматизированное решение обеспечивает повышение исполнительской дисциплины и сокращение срывов сроков исполнения за счёт внедрения эффективных методов управления контролем. Система контроля исполнения документов и поручений (заданий) на базе обеспечивает качественное повышение исполнительской дисциплины за счет применения комплекса автоматизированных процедур мониторинга и контроля исполнения документов и поручений.

Наше решение является не только одним из наиболее мощных, комплексных и полнофункциональных среди аналогичных программ для контроля исполнения поручений, но и одним из самых доступных с точки зрения финансовых затрат: систему контроля исполнения поручений можно приобрести в редакции " " на 21 подключение всего за 33 600 рублей . При этом лицензии не имеют срока действия и приобретать дополнительное программное обеспечение не требуется.

Система контроля исполнения документов и поручений (заданий) является готовым комплексным адаптируемым решением для автоматизации процессов работы с поручениями, автоматического исполнения, оперативного уведомления участников процессов о событиях и сроках, рассылки напоминаний, автоматизированного мониторинга и контроля исполнения.

Программа содержит отчёты по исполнительской дисциплине и , которые позволяют оперативно представить текущую ситуацию по исполнению поручений в организации, как в разрезе подразделений, так и по каждому исполнителю.

Особенностью Системы контроля исполнения поручений является то, что работа с поручениями в автоматизированной системе чётко регламентирована. Например, нельзя удалить задание находящееся на исполнении, нельзя скорректировать задание, не уведомив об этом исполнителя, задание можно отправить только подчинённому сотруднику, а не кому либо и т.д.

Важным преимуществом системы контроля исполнения является возможность расчёта по каждому исполнителю коэффициента исполнительской дисциплины, который можно использовать при расчётах мотивационной составляющей сотрудника (премии).

Система контроля исполнения может поставляться как самостоятельное решение (), так и в составе с (редакции " -ДЕЛО, Стандартная-ДОГОВОРЫ, Стандартная-ПРОФ, Большой бизнес и Корпоративная").

Функции системы контроля исполнения

Система контроля исполнения поручений содержит следующие автоматизированные функции:

Система контроля исполнения содержит справочник оргштатной структуры организации. До начала работы с системой контроля исполнения его необходимо заполнить. В справочник вносятся организация и её филиалы, подразделения, сотрудники и штатные единицы. Данные из этого справочника используются при актуализации ролей – при заполнении полей в карточках заданий, а так же при формировании отчётов по исполнению поручений, например, в разрезе подразделений.

Справочник оргштатной структуры также позволяет задать отношение Руководитель - Подчинённые.

Система контроля исполнения использует данное отношение при заполнении карточки поручения - список исполнителей будет ограничен для каждого руководителя.

Для каждой штатной единицы предусмотрена возможность настройки одного или нескольких заместителей.

Заместители в системе контроля исполнения

Система контроля исполнения поддерживает режим замещения сотрудников. Это позволяет заместителям выполнять в системе контроля исполнения действия за других сотрудников - согласовывать задания, отмечать исполнение, выполнять проверку и т.д. Однако, при выполнении действий в карточке поручения автоматически фиксируется, кто конкретно и когда выполнил данное действие.

Для любого сотрудника в системе контроля исполнения документов можно создать одного или нескольких заместителей. Замещение может быть постоянным или на указанный период времени.

Заместителю может быть дано право согласовывать за Руководителя поручения и отправлять их исполнителям, проверять, отклонять и подтверждать исполнение поручения.

Заместителю Исполнителя может быть дано право на формирование отчётов по исполнению задания. Для заместителя можно настроить дублирование уведомлений, поступающих сотруднику, которого он замещает.

Персональное задание

Персональное задание является основным средством формализации и контроля поставленной задачи в системе контроля исполнения документов . Все о
тчёты об исполнении строятся на информации из карточек персональных поручений. В карточке поручения автоматически ведётся журнал событий, в который записываются всё, что происходило от момента создания до завершения.

Система контроля исполнения ESCOM.BPM позволяет создавать персональные задания в «ручном» режиме или автоматически в контексте исполнения документов (публикация и исполнение резолюций). При создании поручения из карточки документа (например, Приказа) происходит автоматическое создание карточки поручения и заполнение её полей. Созданные карточки заданий система контроля исполнения автоматически связывает с карточкой документа.

В карточке документа на странице "Ход исполнения" отображаются созданные подчинённые задания и их статусы, а так же информация об оставшемся времени до срока исполнения. Если задание просрочено, то выводится время, на которое задание просрочено. Такое задание отображается специальным значком.

Если у задания есть подзадания, то они также отображаются в карточке документа, создавая вместе с главным заданием иерархический список поручений. Такая структура с динамическим отображением статусов и времени позволяет наглядно отобразить ход исполнения документа.

Персональное задание в системе контроля исполнения может быть назначено только одному Исполнителю. Каждый исполнитель отвечает за выполнение назначенных ему персональных заданий.

Для обеспечения возможности назначить поручение сразу нескольким сотрудникам в система контроля исполнения содержит Групповое задание.

Для отображения персональных заданий в системе контроля исполнения предусмотрен настраиваемый набор журналов «Персональные задания». Журналы содержат настраиваемые фильтры, которые отбирают из базы данных карточки заданий по заданным критериям и отображают их в виде списка - журнала. Система контроля исполнения также позволяет создавать новые журналы поручений и настраивать имеющиеся в ней журналы.

Групповые задания

Одно из применений группового задания является сокращение времени на создание однотипных карточек персональных поручений с общим текстом поручения и сроком. Ещё Групповое задание можно использовать как некую задачу верхнего уровня, исполнение которой разбивается на несколько подзадач, каждая из которых в свою очередь может быть разбита на подзадачи.

В отличие от персонального задания, групповое задание содержит список исполнителей, который можно быстро заполнить, используя шаблоны. Когда групповое задание отправляется в работу, то оно автоматически разбивается на персональные поручения по числу исполнителей. В поля карточек персональных поручений будут занесены значения из соответствующих полей карточки группового задания. В карточке группового задания отображаются созданные персональные задания и их статусы, что позволяет отслеживать ход исполнения общей задачи. Групповое задание будет завершено после того как все созданные персональные задания будут завершены.

Для отображения групповых заданий Система контроля исполнения документов содержит настраиваемый журнал «Групповые задания».

Задание с расписанием

Система контроля исполнения ESCOM.BPM позволяет автоматически создавать персональные поручения по графику - расписанию. Для этого в системе предназначен специальный процесс "Задание с расписанием". Например, Вам нужно, чтобы подчиненные сотрудники 25 числа каждого месяца представляли Вам месячный отчет о выполнении плана работы. Задание с расписанием позволяет реализовать данную задачу. По настроенному расписанию система контроля исполнения автоматически будет создавать и доставлять исполнителям персональные задания. По своей сути, задание с расписанием – это групповое задание, к которому добавлено расписание запуска.

При наступлении заданного в расписании срока система контроля исполнения документов автоматически создаст карточки персональных заданий для каждого исполнителя. В карточке задания с расписание отображаются созданные персональные задания и их статусы, что позволяет отслеживать ход их исполнения. Задание с расписанием не завершается после исполнения персональных заданий, а будет автоматически запущено вновь при наступлении следующего срока запуска. При необходимости задание с расписанием можно остановить, а потом запустить вновь.

Для отображения заданий с расписанием в системе контроля исполнения документов предусмотрен журнал «Задания с расписанием».

Подготовка персонального задания

В карточке задания указывается заголовок задания, который кратко описывает суть задачи и отображается в журналах задания. В системе контроля исполнения документов существует возможность выбрать тип задачи из классификатора типовых задач. При этом поле заголовка будет заполнено автоматически, а так же задан типовой срок исполнения задания. Так же можно указать подробное описание задачи, указать её важность, указать соисполнителей, прикрепить к карточке файлы вложений.

Назначение РОЛЕЙ исполнителя и руководителя

После создания карточки персонального задания в роли Автор и Руководитель автоматически заносится сотрудник создавший карточку. Роль Автор изменить нельзя. Система контроля исполнения ESCOM.BPM автоматически заносит в журнал истории задания информацию о том, кто и когда создал карточку персонального задания, а так же информацию о других событиях.

Выбор Исполнителя задания осуществляется из диалогового окна, содержащего список сотрудников, подчиненных указанному Руководителю. Если требуется дать задание сотруднику, которого нет в списке исполнителей, то сначала нужно очистить поле «Руководитель», затем выбрать нужного исполнителя (система отобразит список всех сотрудников). После того, как исполнитель указан, нужно указать руководителя задания из диалогового окна выбора сотрудника, которое будет содержать список руководителей для данного исполнителя.

Срок и исполнения и контроля

У персонального задания обязательно должен быть указан срок исполнения. В системе контроля исполнения поручений поле «Срок исполнения» может быть задано как абсолютным значением даты, так и относительным, указанным в рабочих днях или часах с даты начала задания, указанной в поле «Дата начала».

Поле «Дата контроля» может быть задано как абсолютным значением даты, так и относительным, указанным в рабочих днях или часах от даты срока исполнения. Если контрольный срок и срок исполнения задан в относительных единицах (рабочих днях и часах), то конкретные даты будут вычислены автоматически при отправке задания в работу. Для корректного вычисления сроков исполнения используется подсистема " ".

На карточке задания также отображается вычисленная информация о плановой длительности задания, плановом объёме трудозатрат и объеме просроченного времени (для просроченных заданий). Объём трудозатрат вносится Руководителем или рассчитывается системой контроля исполнения поручений автоматически.

  • Включение флага «Доставить задание немедленно» приведет к немедленной доставке задания Исполнителю после опубликования задания. Если флаг выключен, то задание будет доставлено системой контроля исполнения поручений после наступления срока, указанного в поле «Дата начала».
  • Включение флага "Задание не актуально после наступления срока исполнения" приводит к тому что система контроля исполнения автоматически присваивает такому заданию статус "Аннулировано", если по заданию, до наступления указанного в карточке срока исполнения, не будет внесена отметка о его выполнении.

ФАЙЛЫ ВЛОЖЕНИЙ ЗАДАНИЯ

Система контроля исполнения документов позволяет прикреплять к карточке задания несколько файлов вложений произвольных типов. Редактировать файл вложения может только его владелец. Другие сотрудники могут создавать .

Важность задания

В карточке задания можно указать степень важности задания. В системе контроля исполнения поручений ESCOM.BPM заданиям с высокой важностью присваивается максимальный коэффициент важности. Если задание просрочено или не выполнено, то ему присваивается максимальный коэффициент важности.

В зависимости от статуса задания (выполнено в срок; выполнено не в срок – просрочено; не выполнено) и указанного коэффициент важности при формировании отчёта по исполнительской дисциплине будет рассчитан коэффициент исполнительской дисциплины от 0 до 1 для каждого исполнителя. Чем выше коэффициент, тем лучше показатель исполнительской дисциплины сотрудника. Данные об исполнительской дисциплине можно использовать при начислении премий.

Отправка задания в работу В СИСТЕМЕ КОНТРОЛЯ

При отправке задания в работу система контроля исполнения документов проверяет заполнение полей карточки. Если будет обнаружена ошибка, то система контроля исполнения выдаст сообщение. Система контроля исполнения поручений так же проверяет, может ли сотрудник, отправляющий задание, назначить задание Исполнителю. Если нет, то задание будет направлено на согласование сотруднику, указанному в поле «Руководитель». Перед непосредственной отправкой задания Исполнителю система контроля исполнения поручений проверяет флаг «Доставить задание немедленно» и если он включен, то задание доставляется немедленно. Иначе, заданию присваивается статус «Отложенная доставка» и задание будет доставлено исполнителю при наступлении срока, указанного в поле «Дата начала».

Удаление ПОРУЧЕНИЯ В СИСТЕМЕ КОНТРОЛЯ

В системе контроля исполнения поручений карточку персонального задания можно удалить, только если она не была отправлена в работу. Администратор может удалить завершённые и аннулированные задания. Если поручение находиться на исполнении, то его нужно отозвать и только после этого можно удалить.

Согласование задания В СИСТЕМЕ КОНТРОЛЯ

Система контроля исполнения документов ESCOM.BPM информирует Руководителя о поступившем на согласование задании с помощью уведомления. Доставку уведомлений в ESCOM.BPM обеспечивает " ". В ходе согласования Руководитель может:

  • Согласовать задание и отправить его исполнителю. При этом исполнитель получит уведомление о назначении задания.
  • Отклонить задание и вернуть его инициатору. При этом инициатор получит уведомление об отклонении задания.

Руководитель так же может:

  • Скорректировать поля карточки задания (сроки, важность и др.)
  • Изменить исполнителя

Для отображения карточек заданий находящихся на согласовании в системе контроля исполнения имеется журнал «Задания –> Согласование».

Отложенная доставка

Если в карточке задания выключен флаг «Доставить задание немедленно», то после публикации задание будет находиться в состоянии «Отложенная доставка». При наступлении срока указанного в поле «Дата начала» задание будет автоматически доставлено Исполнителю. Для отображения карточек заданий в состоянии «Отложенная доставка» в системе контроля исполнения поручений предназначен журнал «Задания –> Ожидают доставки».

Исполнение задания

Доставка заданий исполнителям

В системе контроля исполнения поручений для своевременного доведения назначенных заданий до исполнителей доставка задания сопровождается автоматической доставкой уведомления Исполнителю. Уведомление так же дублируется на электронную почту исполнителя.
Карточка уведомления «всплывает» поверх открытых окон на мониторе исполнителя.

Уведомление содержит текст, дату отправки, дату доставки, гиперссылку на задание и кнопку «Подтвердить прочтение». При нажатии на кнопку подтверждения прочтения или при открытии карточки задания через гиперссылку, происходит автоматическая фиксация даты прочтения уведомления. Уведомление нельзя удалить.

Прочитанные уведомления в системе контроля поручений помещаются в специальный журнал. Когда сотрудник нажимает в карточке уведомления кнопку «Подтвердить прочтение» или нажимает на гиперссылку, то автоматически записывается дата прочтения уведомлении. В карточке задания можно вызвать форму, содержащую список всех отправленных в контексте задания уведомлениях. Список содержит заголовки уведомлений, информацию о статусах уведомлений, датах отправки и датах прочтения.

В комплексе все эти средства обеспечивают гарантированное уведомление сотрудника о назначенном ему задании и обеспечивают контроль доставки задания исполнителю. Доставленные исполнителю задания имеют статус «В работе».

Для отображения заданий, находящихся в работе в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM предусмотрен журнал «Задания -> Исполнение».

Для удобства исполнителей в системе контроля исполнения поручений ESCOM.BPM предусмотрена группа журналов «Назначенные задания», которая включает в себя журналы, отбирающие задания, назначенные исполнителю с определённым сроком исполнения:

  • Задания высокой важности
  • Срок исполнения сегодня
  • Срок исполнения текущая неделя
  • Срок исполнения текущий месяц
  • Срок исполнения следующая неделя
  • и другие.

Регистрация заданий

Доставленным заданиям в системе контроля исполнения поручений автоматически присваивается уникальный порядковый номер. Номер отображается в карточке задания и в журналах. Номер задания позволяет ссылаться на задание и отличать его от других заданий с одинаковым заголовком. У связанных заданий автоматически добавляется через точку к номеру главного задания индивидуальный номер, например 012.1 или 012.1.2

Распределение работы над заданием

Исполнитель может непосредственно из карточки назначенного ему задания создать персональные задания своим подчиненным, которые в свою очередь также могут создать задания для своих подчиненных. Между такими заданиями в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM автоматически создается связь, которая позволяет наглядно отследить ход выполнения всей цепочки заданий в виде иерархической (древовидной) структуры.

Ход исполнения заданий отображается в карточке главного задания или документа. Исполнители подчинённых заданий вносят в карточки своих заданий информацию о фактических трудозатратах и формируют отчёты об исполнении. После подтверждения Руководителем исполнения подчинённого задания в карточку главного задания переносится из подчинённого задания итоговая информация по фактическим трудозатратам и отчёт исполнителя.

При включении в карточке задания специального флага, задание может быть завершено автоматически, после завершения исполнения подчинённых заданий. Таким образом, Исполнителю задания достаточно проверить и подтвердить исполнение подчинённых задач. Как только он это сделает, его задание будет системой контроля исполнения поручений автоматически отмечено как исполненное.

Делегирование задания

Для активизирования резервов организации благодаря оптимальному использованию компетенции сотрудников и высвобождению времени руководителей в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM предусмотрена возможность делегирования задания.

При выполнении делегирования указывается сотрудник из числа подчиненных исполнителю, которому будут делегированы права по исполнению задания. Система контроля исполнения поручений автоматически информирует нового исполнителя о назначенном задании. Сотрудник, которому делегировано задание, работает с ним так, как если бы он был назначен Исполнителем задания.

Контроль исполнения задания

При отправке задания Исполнителю в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM автоматически инициализируется таймер контроля, который будет отслеживать контрольный срок исполнения задания. При наступлении контрольного срока система контроля исполнения отобразит на экране монитора Исполнителя окно с напоминанием об оставшемся времени.

Если при наступлении планового срока исполнения поручение будет оставаться в состоянии «В работе», то система контроля исполнения внесет в карточку задания отметку «Просрочено». При этом система контроля исполнения поручений ESCOM.BPM автоматически отправит уведомления Исполнителю и Контролеру, и с этого момента ежедневно будет напоминать им о просроченном задании.

В карточке поручения, а так же в журналах заданий отображается время, оставшееся до срока исполнения, а если поручение просрочено, то время, на которое оно просрочено. Если в форме поручения включен флаг «Считать задание не выполненным если оно просрочено на указанное число дней», то просроченное поручение система контроля исполнения поручений автоматически отметит как не выполненное после указанного в карточке числа дней.

Поручения со статусом «Просрочено» отображаются в журнале «Задания -> Просроченные». Поручения, находящиеся на контроле отображаются в системе контроля исполнения ESCOM.BPM в журнале «Задания -> На контроле».

Перенос срока исполнения

При необходимости Исполнитель может направить запрос Руководителю с просьбой изменить срок исполнения или скорректировать задание. Руководитель может сам инициировать процесс корректировки задания. В этом случае поручение будет отозвано с этапа «Исполнение» и будет переведено на этап «Проверка руководителем». Изменение срока исполнения фиксируется системой контроля исполнения в разделе «Перенос сроков» карточки поручения и учитывается при формировании отчетов по исполнению заданий.

Руководитель может отклонить просьбу Исполнителя. При этом срок исполнения поручения не изменится.

Поручения, находящиеся на проверке (корректировке), отображаются в журнале «Задания -> На проверке». Задания с переносом срока отображаются в журнале «Задания -> с переносом срока»

Учёт фактических трудозатрат

В ходе работы над заданием Исполнитель может внести в раздел «Фактические трудозатраты» информацию о фактически затраченном на исполнение задания времени. Внесённая информация о затраченном времени автоматически суммируется системой контроля исполнения документов ESCOM.BPM, и вычисленная сумма записывается в поле карточки поручения «Объём фактических трудозатрат».

Если у главного поручения есть подчинённые задания, то при их завершении в раздел «Фактические трудозатраты» главного поручения автоматически вносится итоговая информация о фактических трудозатратах из карточек подчинённых заданий. Таким образом в карточке главного поручения собираются все трудозатраты по исполнению.

Отчет исполнителя

В системе контроля исполнения документов Исполнитель задания имеет возможность вносить в карточку поручения промежуточные отчеты о ходе работы, в которых можно указать текущий процент выполнения задания. При создании отчёта в него автоматически подставляется текущий объём фактических трудозатрат.
Отчёты об исполнении отображаются в карточке поручения, в соответствующем разделе. Исполнитель должен указать процент исполнения поручения, заполнить содержание отчета и сохранить отчет по заданию, нажав на кнопку «ОК».

Система контроля исполнения поручений автоматически уведомляет Руководителя об отчете.

В карточке поручения отображается текущий процент исполнения задания, объём фактических трудозатрат, и время, оставшееся до срока исполнения.

Итоговый отчёт формируется так же, как и промежуточный. В карточке итогового отчета необходимо указать процент выполнения 100% и поставить флаг «Отметить задание как выполненное».

Для отображения исполненных, но не проверенных персональных заданий в системе контроля исполнения поручений ESCOM.BPM предусмотрен специальный журнале «На проверке».

Проверка исполнения

Если Контролер и Руководитель - разные сотрудники, то в системе контроля исполнения документов исполненное задание сначала поступает на проверку Контролеру. В этом случае поручение переходит на этап «Проверка контролером».
При проверке выполненного задания Контролер просматривает карточку поручения на предмет корректности заполнения отчета исполнителя и при необходимости возвращает задание Исполнителю для доработки. Если у Контролера нет замечаний, то он пересылает поручение Руководителю для рассмотрения и принятия решения. Заданию, отправленному на проверку руководителю, присваивается статус «Проверка руководителем».

Если в результате проверки Руководителем поручения, он принял решение вернуть задание Исполнителю на доработку, прежде чем это сделать от него требуется указание нового срока исполнения.

Система контроля исполнения документов автоматически информирует Исполнителя о необходимости доработать задание с помощью уведомления. Руководитель и Контролёр могут внести свои замечания в раздел «Замечания» карточки задания. При доработке задания Исполнитель должен будет внести отметки об устранении замечаний.

Руководитель может подтвердить выполнение задание, при этом автоматически записывается дата фактического завершения работ. В тех случаях, когда поручение не может быть выполнено по каким-либо причинам либо при проверке выполнения задание выявилось плохое качество, Руководитель может отметить поручение как невыполненное.

Для отображения невыполненных заданий система контроля исполнения документов содержит журнал «Не выполненные».

Наличие таких поручений негативно отражается на коэффициенте исполнительской дисциплины исполнителя.

Поручения, требующие доработки, в системе контроля исполнения ESCOM.BPM отображаются в журнале «Задания –> На доработке».

Если продолжение работ по поручению не требуется, то Руководитель может отметить задание, как «Аннулированное». Такие поручения не влияют на коэффициент исполнительской дисциплины. В системе контроля исполнения поручений ESCOM.BPM выполненные задания отображаются в журнале «Задания –> Исполненные».

ОТЧЁТЫ ПО ИСПОЛНЕНИЮ поручений

Данные о ходе и результатах контроля исполнения должны учитываться и анализироваться. Итогом данной работы являются отчеты об исполнении
документов и заданий, которые предоставляются руководителям.

В системе контроля исполнения документов предусмотрена возможность формирования различных отчетов по исполнению поручений и по исполнительской дисциплине. Отчеты позволяют оценить уровень исполнительской дисциплины за определенный период времени, предоставляя информацию об исполненных, неисполненных и просроченных заданиях как по организации в целом, так и в масштабах деятельности отдельно взятого подразделения или сотрудника.

Для целей мониторинга система контроля исполнения содержит настраиваемые журналы заданий, которые отображают карточки документов и поручений за определенный период времени, с определённым статусом (в работе, проверка, доработка и т.д.).

Журналы системы контроля исполнения документов имеют возможность представлять информацию в разных информационных срезах, например:

По текущему статусу поручения; - По исполнителям; - По руководителям; - По подразделению; - По сроку исполнения; - По просроченным и другим атрибутам заданий; - По составным группировкам, например, по исполнителям и статусу, по руководителям и исполнителям и т.д.

В журнале системы контроля исполнения автоматически подсчитывается итоговое количество поручений, а так же количество заданий в каждой группе. Кроме того в журналах имеются возможности сортировки по нескольким колонкам, фильтрация данных в колонках, подсветка записей с нужными значениями, поиск данных, настройки порядка следования и состава колонок.

  • Сформированный таким образом отчет можно вывести на печать или экспортировать в файл.
  • Система контроля исполнения позволяет формировать графики и диаграммы по данным из журналов заданий, что обеспечивает оперативность и наглядность анализируемой информации.
  • Для руководителей имеются специальные отчёты, позволяющие быстро оценить состояние дел по исполнению поручений

АТРИБУТНЫЙ И ПОЛНОТЕКСТОВЫЙ ПОИСК ЗАДАНИЙ

Кроме журналов заданий система контроля исполнения содержит специальные формы для атрибутного и полнотекстового поиска карточек поручений. Формы поиска позволяют быстро отобрать нужные карточки по произвольным критериям отбора. При выполнении поиска

учитываются права доступа пользователя, выполняющего поиск. Пользователь может увидеть только те задания, в карточках которых он указан – то есть является ролью. Отобранные карточки поручений выводятся в виде журнала заданий.

Как купить решение "Система контроля исполнения поручений"

Решение "Автоматизированная система контроля исполнения" доступно во всех редакциях ESCOM.BPM.

Купить данное решение Вы можете самостоятельно в нашем интернет-магазине Для этого нужно поместить в корзину одну серверную лицензию выбранной редакции, например, и нужное число клиентских лицензий, например . Затем сформировать заказ.

Вы так же можете написать нам письмо на с указанием основных параметров Вашей задачи автоматизации и мы подготовим для Вас оптимальное коммерческое предложение.

  • Создается единый центр управления - все поручения и отчеты в одной базе данных.
  • Записывать поручения надежнее, чем запомнить или сказать. Не потеряется и не забудется.
  • Вовремя проверить или напомнить. Контролировать поручения с Кларис проще .
  • При смене ответственного видна история действий по выполнению поручения.
  • Рост эффективности работы сотрудников на 20-25%.

Чем отличается?

  • Стикеры, блокнот, E-mail - хорошо, но видно только одному человеку. Кларис позволяет в одном месте видеть все задачи и поручения, их состояние, загрузку сотрудников. Вы сможете точнее определять приоритеты, сроки, исполнителя.
  • Просто и быстро внедрить. Программу не нужно покупать и устанавливать. и пользуйтесь через 2 минуты.
  • Система контроля исполения поручений Кларис доступна с любого устройства, подключенного к интернет. Ipad, Iphone, HTC - руководитель и сотрудники всегда имеют доступ к самой актуальной информации по состоянию дел в компании

Кому подходит?

Сегодня основные пользователи Кларис - компании среднего бизнеса, у которых несколько офисов и 20-80 сотрудников, работающих в системе. Чаще всего это управляющие компании.

Мы стремимся сделать систему доступнее для малого бизнеса : делаем ее удобнее, доступнее.

Сейчас в Web системе контроля поручений Кларис есть два разных режима работы:

  • Простой - для начинающих,
  • Базовый - для "продвинутых" пользователей

Если в вашей организации более 5-х сотрудников, Кларис вполне может повысить эффективность работы и исполнительскую дисциплину.

Контролировать исполнение поручений в системе Кларис просто и удобно.

Для этого нужно добавить поручение , назначить исполнителя. Это необходимый минимум.

Срок выполнения поручения, важность, привязку к документу, проекту, соисполнителей вы можете устанавливать по своему усмотрению.

Новое поручение добавляется в два-три клика мышью.

Если вы руководитель и не любите работать на клавиатуре, можно просто наговаривать поручения на диктофон , сегодня он есть в любом телефоне, и передавать секретарю для регистрации.

Особенности web системы контроля исполнения поручений Кларис

Единый центр управления

Больше ничего не забудется и не потеряется. Все поручения хранятся в одном месте. Всегда видно: кто, что и когда должен сделать . В случае смены или отсутствия исполнителя в любой момент видна полная картина по всей компании (или отдела, это зависит от прав доступа). Контроль исполнения поручений становится предельно простым, его легче делегировать подчиненным, вмешиваясь только при отклонениях от запланированного.

Доступно вне офиса

Увидеть полную картину дел можно и вне офиса, достаточно иметь доступ к Интернет. Руководитель больше не привязан к кабинету .

Уведомления

Для каждого сотрудника регулярный доступ в систему необязателен: Кларис рассылает уведомления о поставленных поручениях, задачах и всех изменениях на Email. Можно дублировать уведомления на SMS. Это позволяет оперативно управлять сотрудниками не имеющими компьютера , или находящимися вне офиса.

Статитика, KPI

В процессе работы системы контроля исполнения поручений накапливается интересная статистика: можно увидеть сколько и каких поручений выполняет каждый сотрудник, насколько выдерживаются сроки, посчитать затраченное время или любые другие затраты. В любых разрезах.

Это дает возможность руководителю выстраивать и развивать систему мотивации в компании, повышать исполнительскую дисциплину.

Примеры окон просмотра поручений и выполненных работ:

Список поручений и карточка поручения

Список работ по поручениям и окно работы

Большинство из способов организации бизнеса построено на принципах подчиненности. А это подразумевает возможность выдачи распоряжений и поручений одних сотрудников другим. Но поставить задачу мало – необходимо проконтролировать ее выполнение. А это целая система контроля исполнения поручений.

Из статьи вы узнаете:

Какой бы ни был ответственный работник, при регулярном отсутствии внимания к его работе со стороны руководителя, он в любом случае «дает слабину». И дело не только в лени, или загруженности, или безалаберности. Любая мотивация предполагает, что сотрудник должен чувствовать заинтересованность в его работе со стороны руководства. Иначе зачем прилагать усилия, стараться выполнить задачу и принести пользу компании, если это все равно никому не нужно. Такие рассуждения рано или поздно убивают мотивацию даже у самого ответственного трудоголика. А отсутствие мотивации приводит к снижению эффективности и результативности работы.

Поэтому контролировать работу подчиненных важно не только для отслеживания выполнения задач или составления отчетности, но и для подержания общей атмосферы в коллективе. А это напрямую влияет на результаты бизнеса в целом. Поэтому переоценить такой момент, как контроль исполнения поручений, сложно. Вопрос – как его наладить, осуществить.

Контроль исполнения поручений руководителя

Разумеется, проконтролировать можно только конкретно поставленные задачи, где предполагается наличие измеримого результата. Действующая на большинстве предприятий система управления предполагает несколько уровней руководства (чем крупнее предприятие, тем больше может быть уровней). Высший руководитель (единоличный исполнительный орган), как правило, выдает поручения или ставит задачи руководству среднего звена, далее, в зависимости от количества уровней, задача «приплывает» к непосредственному исполнителю. Либо исполнитель указывается в самом распорядительном акте, которым оформляется поручение. Например, таким актом может быть приказ.

Таким образом, поставленные задачи должны обладать следующими характеристиками:

  • иметь описание сути работы, которую требуется выполнить;
  • иметь срок ее выполнения;
  • иметь конкретного исполнителя или команду исполнителей, которая четко определена с указанием фамилий.

Справедлива поговорка о том, что правильно поставленная задача – уже половина того, что необходимо сделать для ее выполнения. Поэтому не стоит игнорировать этап постановки задач, оформления поручений и формулировки для описания конкретной работы. Это важно не только для рядовых сотрудников, исполняющих политику компании (они должны четко осознавать, что конкретно хочет от них видеть руководитель и в какие сроки), но и для самого руководителя, чтобы иметь право контролировать и спрашивать о выполнении.

Поставить задачу можно разными способами, соответственно, закрепить документально тоже. Например, как мы уже упоминали, можно издать приказ. В нем указываются все характеристики задачи, сотрудник, указанный в нем исполнителем, знакомится с приказом и с этого момента считается, что у него появились обязательства по реализации поручения.

Можно оформить постановку задач протоколами совещаний, где сотрудники распишутся в том, что «фронт работ» им понятен, и они ознакомлены со сроками и сутью. Существуют также письменные распоряжения, резолюции и иные способы фиксации выдачи поручений. Коммерческие организации действуют здесь либо по обычаям делового оборота, либо как-то закрепляя порядок выдачи поручений и контроля их в локальных нормативных актах. Разумеется, с локальными актами все сотрудники компании должны быть ознакомлены.

После того, как с постановкой задач будет все понятно, можно разрабатывать и продумывать контроль исполнения документов и поручений.

Организация контроля исполнения поручений

Некоторые организации не разрабатывают отдельной системы контроля. Он осуществляется хаотично, по мере возникновения необходимости проверить выполнение того или иного задания, когда результат его становится необходим. Какие-то поручения при этом остаются бесконтрольны, а руководитель сам определяет, какие задачи проконтролировать и как, а в каких вопросах довериться работнику и понадеяться на его порядочность и совесть.

Но крупные предприятия, где от промаха каждого конкретного сотрудника зависит результативность и прибыль, рано иди поздно приходят к пониманию важности именно комплексного подхода к контролю . И возникает вопрос, какая организация контроля исполнения поручений будет оптимальной.

Конечно же, мало кто выстраивает сейчас систему вручную, с использованием карточек регистрации поручений. Даже простейшая офисная техника позволяет хоть как-то оптимизировать эти процессы. Даже встроенные привычные программы позволяют упростить контроль исполнения поручений – excel, например. В таблицу вносятся все выданные поручения и поставленные задачи, указываются сроки, исполнители и делаются отметки о выполнении или невыполнении.

Читайте также:

  • Организация контроля исполнения документов (поручений)

С помощью штатных программистов на предприятии может быть разработана специальная программа, контроль исполнения поручений тогда осуществляется с ее помощью. Этот способ хорош, когда есть соответствующие ресурсы для разработки ПО и необходимо учесть специфические моменты именно данной организации.

Отдельные элементы контроля (например, отслеживание выполнения распоряжений, оформленных приказами) могут встраиваться в систему электронного документооборота организации. Где на определенной стадии движения документа будет наглядно видно, каков срок на его исполнения и факт его исполнения.

Контроль исполнения документов и поручений можно отслеживать также с помощью отчетности.

Т.е. когда факт выполнения задания доносится руководителю самими же исполнителями. Как построить такую отчетность – вопрос руководства организации. Это могут быть регулярные или периодические отчеты, составляться они могут на уровне отдела или более крупного структурного подразделения (управления, департамента, например). Здесь все зависит от количества задач и поручений, от того, сколько сотрудников постоянно задействовано в процессе выполнения поручений , какой важности сами указания.

Контроль исполнения поручений можно выстроить с помощью специализированных компьютерных программ. Созданы они с возможностью подстройки под задачи конкретного юридического лица, могут быть адаптированы по него. Плюсы использования ПО налицо – автоматизация процессов, полный охват всех оформленных задач, исключение «человеческого фактора» и т.д. Но есть и минусы. Помимо финансовых затрат на приобретение, оптимизацию и установку такого ПО, необходимо обучить сотрудников пользоваться им, включить в этот процесс максимальное количество исполнителей и руководителей. Это связано с тем, что такого рода программы все же необходимо осваивать. А значит, тратить время на обучение, на разработку памяток, на издание локальных актов о процессе работы с таким ПО, и средства на содержание службы поддержки и на обслуживание такого ПО. Нередко разрабатывается отдельная инструкция по исполнению, контролю поручений. Здесь каждая организация выбирает свое, приемлемое ей сочетание «цена-качество».

Виды контроля

Отслеживание выполнения поручений может идти по-разному. Выделяют два вида:

Первый вид контроля осуществляет тот, кто может в полной мере оценить, насколько верно, правильно, максимально по сути выполнена задача. Это, как правило, непосредственный руководитель исполнителя, разбирающийся в вопросах.

Второй вид контроля скорее формальный, где отслеживается лишь факт выполнения поручения в срок или с нарушением срока. Эту работу можно поручить сотрудникам, не обладающим глубокими знаниями по сути поставленной задачи.

Инструкция по исполнению, контролю поручений

Система контроля исполнения поручений, если она разработана в организации, должна быть где-то зафиксирована. Как правило, это локальный нормативный акт, где описаны процессы постановки задач в компании, фиксации этих задач и процедуры отслеживания результатов их выполнения. В нем могут прописываться различные промежуточные этапы выполнения поручения, обязанности сотрудников по отчетности и т.д. Разумеется, готовых форм таких документов нет, т.к. каждое юридическое лицо уникально, а все системы и процессы подстраиваются под его специфику.

Некоторые предприятия выделяют специальную штатную единицу для выполнения функций отслеживания поставленных руководством задач. Называется она чаще «инспектор», для нее разрабатывается должностная инструкция инспектора по исполнению, контролю поручений.

Но выполнять такой функционал вполне реально и при совмещении с иной работой (если, конечно, позволяют фактические объемы поручений и задач).

Важно напомнить еще об одном аспекте контролирования. По трудовому законодательству привлечь сотрудника к ответственности за ненадлежащее выполнение своих обязанностей возможно только если данные факты будут зафиксированы. Грамотно выстроенная система контроля исполнения поручений позволит наглядно выявить все факты надлежащего и ненадлежащего исполнения задач конкретным сотрудником. Поэтому если возникнет необходимость наказать, то доказательственная база будет фактически собрана. Это касается и обратной ситуации, когда доказательства будут существовать для поощрения сотрудника. Поэтому пренебрегать и пускать на самотек такой большой пласт работы по отслеживанию результатов выданных указаний было бы неверно.

Поддержка стран:
Операционная система: Windows
Семейство: Универсальная Система Учета
Назначение: Автоматизация бизнеса

Программа для оповещения и напоминания

Основные возможности программы:

    У Вас сформируется единая база клиентов и поставщиков со всеми необходимыми контактными данными

    Чтобы ничего не забыть, по каждому клиенту можно будет отмечать любую планируемую или выполненную работу

    Вы сможете легко контролировать каждый свой заказ

    По каждому заказу можно будет отслеживать этап исполнения и задействованных сотрудников

    Вы получите возможность вести учет по любым услугам

    Вы получите возможность продавать любой товар. Программа может работать с любым количеством подразделений и складов. Все филиалы будут работать в единой базе через интернет

    Различные договора и бланки могут заполняться программой автоматически

    Все сотрудники будут у Вас под контролем

    Наша программа напомнит Вам обо всех важных делах

    Вы сможете посмотреть список дел на любую дату по каждому своему специалисту

    Каждое ваше маркетинговое решение будет учтено и проанализировано по числу новых клиентов и платежам

    Все совершенные платежи будут под вашим полным контролем

    Отчет покажет, кто из клиентов не полностью оплатил свои покупки или с кем из поставщиков вы еще не до конца рассчитались

    Все финансовые движения будут у вас под полным контролем. Вы легко сможете отследить, на что у вас тратится больше всего средств за любой период

    Ваших менеджеров можно легко сравнить по различным критериям: числу заявок, прибыли и производительности

    Статистика заявок поможет вам легко проанализировать деятельность и доходность компании

    Все финансовые взаимоотношения с вашими поставщиками услуг будут под полным контролем

    Интеграция с новейшими технологиями позволит вам эпатировать клиентов и заслуженно получить репутацию самой современной компании

    Вы можете заказать, чтобы на отдельном большом экране отображались сводки со всех ваших торговых точек. Чтобы Вы в режиме реального времени контролировали: свои доходы, исполнение заданий сотрудниками или сроки сдачи заказов

    Вывод
    на экран

    Связь с платежными терминалами, чтобы клиенты могли оплачивать свои заказы не только в магазине, но и в ближайшем терминале. Такие оплаты автоматически будут отображаться в программе

    Платежные
    терминалы

    Если у Вас заполняются договора и прочие документы, мы можем настроить их автоматическое заполнение, чтобы один ваш сотрудник с помощью программы выполнял такой же объем работы, как несколько других сотрудников вручную

    Заполнение
    документов

    Вы можете внедрить оценку качества работы клиентами. После покупки клиенту будет приходить SMS, в которой ему будет предлагаться оценить работу менеджера. Анализ SMS-голосования руководитель сможет просматривать в программе

    Оценка
    качества

    Нужные данные могут загружаться на ваш сайт для контроля статуса заказа, отображения остатка товара по складу или филиалу и цен - возможностей множество!

    Интеграция
    с сайтом

    Ультра-современная функция связи с АТС позволит видеть данные звонящего, эпатировать клиента, сразу обращаясь к нему по имени, не тратить ни секунды на поиск информации

    Система планирования позволяет настроить расписание резервного копирования, получения важных отчетов строго в определенное время и задать любые другие действия программы

    Специальная программа сохранит по расписанию копию всех ваших данных в программе без необходимости останавливать работу в системе, автоматически заархивирует и уведомит о готовности

    Резервное
    копирование

    Надежный контроль обеспечит интеграция с камерами: программа в титрах видеопотока укажет данные по продаже, полученной оплате и другую важную информацию

    Ультра-продвинутые торговые организации могут даже заказать «распознавание лиц». Программа будет узнавать покупателя при входе в магазин или на кассе

    Вы сможете быстро внести первоначальные данные, необходимые для работы программы. Для этого используется удобный ручной ввод или импорт данных

    Интерфейс программы настолько легок, что в ней может быстро разобраться даже ребенок


Автоматизация бизнеса нами выполнена для множества организаций:

Язык базовой версии программы: РУССКИЙ

Также Вы можете заказать международную версию программы, в которую сможете вносить информацию на ЛЮБОМ ЯЗЫКЕ мира. Даже интерфейс сможете легко перевести самостоятельно, так как все названия будут вынесены в отдельный текстовый файл.


Одним из важнейших преимуществ автоматизации является экономия и контроль рабочего времени. Для полноценного выполнения этих двух функции необходима программа для оповещения, которая не позволит упустить что-то важное или забыть выполнить срочный заказ. Она также может напомнить клиенту о том, что пора произвести оплату или выслать закрывающие бухгалтерские документы.

Программа контроль сроков станет вашим рабочим унифицированным органайзером, автоматически выстраивая задачи по мере их важности и срочности. Некоторые для этого ставят обычную программу напоминаний на компьютер. Профессиональная программа для контроля сроков в выполнении своей задачи более совершенна. Она не только в автоматическом режиме выстраивает структуру вашей занятости, но и обладает системой оповещений и напоминаний.

Компания «Универсальная Система Учета» разработала программное обеспечение, которое легко справляется со всеми возможными функциями планирования и контроля рабочих процессов. Программа напоминание бесплатно может быть опробована вами в тестовом режиме. Система учета точно в срок даст вам знать о необходимости выполнения той или иной задачи..

Дополнительную мотивацию и контроль дает сотрудникам программа для отслеживания сроков. Кроме того, такая система означает предоставление корректной информации клиентам о датах выполнения их заказов. Программа для напоминания дел повышает продуктивность использования рабочего времени, дисциплинируя коллектив. В некоторых отраслях такая система жизненно необходима, например, контроль сроков строительства часто способен определить судьбу строящегося объекта. Потому что даже малейшее опоздание будет стоить застройщику немалых денег. Для некоторых компаний важной задачей является учет сроков годности, который также подлежит автоматизации.

Также среди актуальных функций можно выделить: программа для оповещения о событиях – предоставляет клиентам информацию о акциях, скидках, специальных предложениях, изменениях в прайс-листе и прочее; программа для контроля сроков исполнения документов – отслеживает документооборот; программа для оповещения сотрудников – сообщает о собраниях, изменениях рабочего распорядка, новых задачах; программа для учета срока годности – контролирует соответствие продукции предъявляемым к ней требованиям по эксплуатации.

Скачать программу напоминаний можно на нашем сайте в демонстрационной версии, а для приобретения полной версии системы, свяжитесь с нами по телефону или электронной почте.

Программой могут пользоваться:

Посмотрев следующее видео, можно быстро ознакомиться с возможностями программы УСУ - Универсальной Системы Учета. Если Вы не видите загруженное на YouTube видео, обязательно напишите нам, мы найдем другой способ показать демонстрационный ролик!

Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Анатолий Вассерман родился 9 декабря 1952 года. Окончил Одесский технологический институт холодильной промышленности, по специальности инженер. После окончания института работал программистом. Затем - системным программистом. Впервые на экране появился в 1989 году в клубе «Что? Где? Когда?», затем - на «Брэйн-ринге». В телевизионной «Своей игре» одержал пятнадцать побед подряд в 2001-2002 годах и стал лучшим игроком десятилетия в 2004 году. Пятикратный чемпион Украины по спортивной версии «Своей игры». Четырёхкратный чемпион Москвы по спортивной версии «Своей игры», бронзовый призёр того же соревнования, серебряный 2017 года. Серебряный призёр «Знатокиады» - Всемирных игр знатоков - 2010 года по «Своей игре».

Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Александр Друзь - первый магистр интеллектуальной игры "ЧГК". Шесть раз награждался призом "Хрустальная сова" как лучший игрок клуба. Обладатель "Бриллиантовой совы" – приза лучшему игроку. Чемпион телевизионной версии «Брейн-ринга». В телевизионной передаче «Своя игра» выигрывал «Линейные игры», «Суперкубок», выигрывал с командой «III Кубок Вызова», установил абсолютный рекорд результативности за одну игру. Автор и ведущий интеллектуальных игр и познавательных программ на различных телеканалах.

Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Максим Поташев - магистр игры «Что? Где? Когда?», четырёхкратный обладатель приза «Хрустальная сова», дважды чемпион мира, трижды чемпион России, шестикратный чемпион Москвы, трёхкратный победитель Открытого чемпионата Москвы по игре «ЧГК». По итогам всеобщего зрительского голосования в 2000 году признан лучшим игроком за все 25 лет существования элитарного клуба. За кандидатуру Максима Поташёва проголосовало 50 тысяч телезрителей программы. Получил «Большую хрустальную сову» и главный приз юбилейных игр - «Бриллиантовую звезду» магистра игры. Член правления и с 2001 года - вице-президент Международной ассоциации клубов. По профессии - математик, маркетолог, бизнес-тренер. Окончил факультет управления и прикладной математики, преподавал на кафедре общей и прикладной экономики в МФТИ. В августе 2010 года избран президентом Общероссийской общественной организации «Федерация спортивного бриджа России». Возглавляет консалтинговую компанию, которая помогает различным организациям решать задачи, связанные с продажами, маркетингом, клиентским сервисом и оптимизацией бизнес-процессов.

Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Сергей Карякин. В возрасте 12 лет стал самым молодым гроссмейстером в истории человечества. Внесён в Книгу рекордов Гиннесса. Одержал победу в турнире претендентов. Обладатель Кубка мира ФИДЕ. Чемпион мира по быстрым шахматам, чемпион мира по блицу. Заслуженный мастер спорта Украины. Заслуженный мастер спорта России, гроссмейстер России. Награждён орденом «За заслуги» ІІІ степени. Член Общественной палаты Российской Федерации VI состава. Неоднократный победитель детских и юношеских чемпионатов мира и Европы. Победитель и призёр ряда крупных турниров. Чемпион XXXVI Всемирной Шахматной олимпиады в составе сборной Украины, серебряный призёр Олимпиады в составе сборной России. На своей доске показал лучший результат и получил первый индивидуальный приз (на 4 доске). Чемпион России с лучшим результатом на 1-й доске. Чемпион мира в составе сборной России. Полуфиналист Кубка мира. Победитель ряда международных турниров.

Возможности контроля и управления оповещениями и напоминаниями

  • Автоматизированная программа для оповещения контролирует сроки выполнения задач;
  • Программа контроль сроков использует в своей работе систему автоматический оповещений и напоминаний;
  • Программа для контроля сроков быстро обрабатывает даже большие объемы информации;
  • Программа для оповещения обеспечивает осуществление контрольной функции;
  • Программа контроля сроков может функционировать в многопользовательском режиме;
  • Система контролирует документооборот;
  • Программа четко регламентирует временные рамки выполнения задач;
  • Автоматизированная программа для контроля сроков позволяет проводить анализ работы посредством формирования отчетов;
  • Автоматизированное программное обеспечение работает быстро и лаконично;
  • Программа для оповещения обладает удобным и простым интерфейсом;
  • Программа контроля сроков позволяет отслеживать все действия, производимые в системе, сотрудниками компании;
  • В системе предусмотрено разграничение прав доступа между пользователями;
  • Программа может взаимодействовать с другими электронными форматами хранения данных;
  • Автоматизированная программа для контроля сроков более эффективна благодаря широким возможностям работы с информационной базой;
  • Система обладает удобной системой быстрого поиска, а также фильтрации и сортировки данных;
  • Управление предприятием при помощи автоматизированной системы упрощает и совершенствует рабочий процесс.

Скачать программное обеспечение для оповещений и напоминаний

Ниже располагаются ссылки для загрузки. Скачать бесплатно можно презентацию программного обеспечения в формате PowerPoint и демонстрационную версию. Причем, демо-версия имеет определенные ограничения: по времени использования и функционалу.

Заказать автоматизацию оповещения и напоминания

Чтобы приобрести данную программу, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам или скайпу, либо просто написать письмо. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого, выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не учтенных исполнителем. Программа позволяет разграничить права доступа, подготовить для руководства необходимые отчеты...
Конфигурация легко и быстро настраивается самим пользователем.

В состав программы входят заготовки следующих отчетов:
- Список задач, истекающих на дату
- Справка об исполнительской дисциплине
- Задания, исполненные с нарушениями сроков
- Задания на контроле

Программа «Автоматизированный контроль исполнения заданий» предоставляет пользователям следующие возможности:
Руководителям:
. создавать (регистрировать) новые карточки заданий;
. контролировать сводное состояние текущих заданий по всем исполнителям и статистику исполнительской дисциплины;
. контролировать ход исполнения конкретных заданий по любому из исполнителей, учёт переноса сроков исполнения;
. осуществлять текстовый обмен информацией с исполнителями по ходу выполнения задания;
. фиксировать факт выполнения («закрывать» задания);
. осуществлять поиск заданий по различным критериям;
. просматривать архив закрытых заданий;
. выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel отдельное задание;
. выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel списки заданий по различным критериям;

. формирование отчётов по исполнению заданий и исполнительской дисциплине.

Исполнителям:
. получать новые задания от руководства;
. контролировать сводное состояние своих текущих заданий;
. осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения заданий;
. фиксировать факт выполнения задания;
. осуществлять поиск своих заданий по различным критериям;
. просматривать архив выполненных заданий;
. автоматическая отметка просроченных заданий;
. выводить на печать, экспортировать в Word и Excel отдельные или списки заданий по различным критериям.

Для ознакомительных целей можно , которая имеет временное ограничение: 50 дней, и не имеет никаких функциональных ограничений. По окончании демо-периода необходимо будет приобрести лицензию. После оплаты получаете персональный лицензионный код к программе по емейл. Его нужно ввести при запуске программы в диалоговое окно "Активация" и ваша демо-версия станет полной версией без временных и функциональных ограничений, лицензионный код не ограничен по времени.

Информация покупателям:

1. Покупая одну из предложенных лицензий на программу, вы можете лицензионный код установить на неограниченное количество компьютеров (рабочих мест в сети).

2. Лицензия сетевая без ограничений, возможность вечно пользоваться той версией и лицензией, что вы купили.

3. Возможность бесплатно скачивать обновления программ в течении 1 года.

5. Вы можете использовать купленную программу в своей коммерческой деятельности.

Преимущества данной программы

Гибкая структура базы данных
Вы можете создавать новые таблицы и поля в них (хранимые и вычисляемые), задавать ниспадающие списки, назначать подчиненные таблицы, создавать представления и отчеты и многое другое. Система настраивается на любую предметную область без специальных знаний.

Генерация офисных документов с данными из БД по шаблонам
Вы можете создавать шаблоны документов Word, Excel форматов со статическим текстом, картинками, а также c закладками, в которые будут подставляться актуальные данные из БД при генерации документа.

Хранение картинок в БД и ссылок на документы различных форматов
К каждой записи таблицы могут быть привязаны картинки, хранящиеся в самой БД, а также ссылки на файлы, хранящиеся где-то на файловом сервере, при этом вся необходимая информация будет находиться в БД для удобства поиска, фильтрации и классификации документов.

Удобный и гибко настраиваемый пользовательский интерфейс
Вы можете сортировать, фильтровать, искать записи по любому полю, менять порядок следования и ширину полей, высоту строк, задавать правила цветовыделения строк, ячеек, формулы для подсчета итогов, строить дерево по заданным полям. Вносить записи можно как прямо в таблице (стиль Excel), так и через отдельную форму, которая гибко настраивается.

Фильтры, сортировка, вычисляемые поля, представления
Максимально гибкие условия фильтрации данных, много предустановленных значений ("начинается с", "содержит", "сегодня", "вчера"...). Различные наборы фильтров можно сохранять в файлах для повторного использования. Возможность задавать формулы для вычисляемых полей (в том числе и выражения SQL) и построения таблиц-представлений, выводящих поля из разных таблиц и вычисляемые поля.

Создание и настройка отчетов, напоминаний по различным условиям
Вы можете задавать правила напоминаний, по которым будет показываться форма с напоминанием тому или иному пользователю.

Сетевой и многопользовательский режим
При использовании многопользовательского режима права доступа гибко настраиваются для каждого пользователя по следующим параметрам: видимость и доступность пунктов меню, основных вкладок, таблиц, полей и записей для просмотра и изменения.

Импорт и экспорт данных
Поддерживается импорт табличных данных из Excel, Access файлов. Экспорт возможен в Word, Excel, HTML.

Стандартная СУБД Microsoft Access или Microsoft SQL Server
Никаких "черных ящиков". У нас стандартный формат хранения данных - MS Access или клиент-серверная MS SQL Server. Обе эти СУБД обладают высокой надежностью, являются признанными стандартами и лидерами в своем классе. Это дает преимущества по сравнению с закрытыми форматами: возможность администрирования, доработки, оптимизации, интеграции с другими системами... В программе можно добавлять пользовательские кнопки, при выборе которых будут выполняться необходимые действия (например, какая-то работа напрямую с БД, запуск сторонних приложений т.п.).