"Зарплата", 2012, N 6
Уважаемые читатели! Продолжаем разговор о том, как реализовать в программах "1С" особенности начисления и выплаты различных сумм. На этот раз речь пойдет об удержании НДФЛ с сумм сверхлимитных суточных.
Бухгалтер использует в работе две программы - "1С: Зарплата и Управление персоналом" (релиз 8.2) и "1С: Бухгалтерия" (релиз 8.2).
При выгрузке данных из программы "1С: Зарплата и Управление персоналом" в программу "1С: Бухгалтерия" в программе "1С: Бухгалтерия" происходит задвоение суммы суточных, выплаченных сверх лимита.
Кроме того, названная сумма причитается сотруднику к выплате на руки, хотя суточные он уже получал.
Как произвести корректировку в программе "1С", чтобы избавиться от задвоения суммы?
Такой вопрос пришел от нашего читателя на электронную почту журнала "Зарплата".
Начисление в программе "1С: Бухгалтерия"
Перед командировкой сотрудник получает авансом суточные. В программе бухгалтер делает соответствующую проводку:
- Дебет 71 Кредит 50 - выданы денежные средства на оплату суточных (за дни пребывания в командировке). При этом вводится вся сумма выданных суточных (без разбивки на суточные в пределах лимита и суточные сверх лимита).
По возвращении из командировки сотрудник представит авансовый отчет, на основании которого бухгалтер спишет сумму суточных проводкой:
- Дебет 26 Кредит 71 - отражены расходы организации на выплату суточных.
Начисление в программе "1С: Зарплата и управление персоналом"
<1> С сумм суточных, не превышающих 700 руб. (при командировках внутри страны) или 2500 руб. (при загранкомандировках), НДФЛ не удерживается (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). - Примеч. ред.
<2> При выдаче работнику под отчет денежных средств организация НДФЛ с суммы превышения суточных над установленным нормативом не удерживает. Дело в том, что до момента утверждения авансового отчета выданные работнику из кассы под отчет денежные средства на командировочные расходы являются задолженностью работника перед организацией и не могут быть признаны полученным работником доходом, включаемым в налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ).
Что происходит при выгрузке данных
Итак, в день утверждения авансового отчета сверхлимитные суточные должны быть зарегистрированы в налоговой базе сотрудника по НДФЛ в программе "1С: Зарплата и Управление персоналом".
При этом, если в программе расчета зарплаты, кроме проводок по удержанию НДФЛ, сформируются проводки по начислению самих сумм сверхлимитных суточных, при выгрузке данных из этой программы в программу "1С: Бухгалтерия" произойдет задвоение суммы суточных именно в части начисления суточных, превышающей лимит (то есть сверхлимитная сумма увеличится вдвое).
Кроме того, задвоится и сумма суточных к выплате на руки сотруднику (поскольку выгрузится проводка, которая и окажется лишней).
Как настроить программу "1С"
Чтобы задвоения суммы не происходило, нужно правильно установить настройку в программе "1С: Зарплата и Управление персоналом". Сделать это просто.
Необходимо создать отдельный вид начисления, которым вы будете отражать подобный доход сотрудника. В настройке этого вида начисления должна стоять галочка в поле "Является доходом в натуральной форме". Тогда сумма по этому расчету не будет учтена программой к выплате сотруднику и не сформирует проводку.
Эта сумма будет использоваться только для расчета НДФЛ (рис. 1).
На закладке "Налоги" должен стоять код дохода по НДФЛ (рис. 2 на с. 50).
Суммы превышения сверхлимитных суточных регистрируются в "1С: Зарплата и Управление персоналом 8" с помощью документа "Регистрация разовых начислений сотрудников организаций".
При этом упомянутая сумма превышения во взаиморасчетах с сотрудником для выплаты заработной платы зарегистрирована не будет.
Названный вид начисления зарегистрирует только доход для расчета НДФЛ, который будет учтен при расчете заработной платы документом "Начисление заработной платы работникам организаций" (рис. 3).
В расчетном листке начисления с установленным признаком "Является доходом в натуральной форме" будут отображаться в отдельном разделе (рис. 4).
О.Я.Леонова
Руководитель отдела
автоматизации кадрового учета
и расчета заработной платы
компании "Микротест"
Отправка работника предприятия в командировку начинается с приказа директора. Сотрудника ставят об этом в известность, и, если договоренность достигнута, приказ передается в бухгалтерию (порядок операций на разных предприятиях может быть другим).
В бухгалтерии выписывается командировочное удостоверение (на основании приказа директора). Эти документы в типовой конфигурации 1С 8.3 «Бухгалтерия предприятия 3.0» не оформляются.
В программе 1С оформление командировки начинается с выдачи денег в подотчет.
Выдача командировочных в 1С 8.3
Как правило, деньги выдаются из кассы. Выдача при этом оформляется « «. Хотя в последнее время средства можно перечислить банковским платежом на карточку сотрудника. При этом создается документ « «.
Сумма изначально рассчитывается приблизительно, исходя из предполагаемых расходов:
- проезд;
- проживание;
- суточные;
- прочее.
Для получения денежных средств в подотчет сотрудник должен написать заявление, где указывается сумма и цель расходов. В нашем случае это командировочные расходы.
Рассмотрим оформление выдачи аванса на примере «Расходного кассового ордера».
Сразу нужно установить вид выдачи (вид операции) «Подотчетному лицу». Затем заполняем реквизиты:
- организация (если их несколько в базе данных);
- получатель;
- сумма;
- в расшифровке реквизитов печатной формы укажите номер заявления сотрудника.
В комментарии можно указать, что это выдан аванс на командировку:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Теперь документ можно провести и посмотреть проводки по выдаче командировочных, которые 1С Бухгалтерия 8.3 сформирует:
За сотрудником возникла задолженность, за которую он должен отчитаться.
Отчет сотрудника за командировочные расходы
По возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться за потраченные деньги. Для этого в 1С 8.3 служит документ « «.
Создается «Авансовый отчет» в том же разделе, где и «Кассовые документы».
В форме списка нажимаем кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.
В первую очередь выбираем подотчетника. Затем на вкладке «Авансы» нажимаем кнопку «Добавить» и в колонке «Документ аванса» выбираем расходный ордер, выписанный ранее (предварительно откроется окно, где нужно выбрать, какой вид документа нам нужен):
Затем переходим на закладку «Прочее» и заполняем там строки, куда пошли расходы сотрудника. Если денежные средства пошли на приобретение товаров, эти операции следует отразить на закладке «Товары».
Вот пример заполнения закладки «Прочее»:
Если провести документ и посмотреть проводки, то мы увидим, что задолженность предприятия перед сотрудником уменьшилась на 2 000 рублей:
В сегодняшней статье мы разберем небольшую тему о том, каким образом и с помощью какого документа в программе 1С ЗУП 3.1 (3.0) отразить командировочные расходы (суточные) сверх установленной нормы . Суточные, на основании статьи 217 НК РФ не облагаются НДФЛ, если их сумма не превышает 700 рублей (за каждый день нахождения в командировке на территории России) и 2 500 рублей (за каждый день нахождения в заграничной командировке).Если же суточные выплачены в большем размере, то сумма, превышающая установленную норму, признается доходом сотрудника и именно с него необходимо исчислить, удержать и перечислить НДФЛ.
Что касается страховых взносов, то в соответствии с ч. 2 ст. 168 ТК РФ норма для суточных определяется в локальном нормативном акте или коллективном договоре организации, и в пределах этой нормы суточные взносами не облагаются. Если эта норма не меньше, чем норма для НДФЛ (ст. 217 НК РФ), то в ЗУП не отражаются суточные в пределах нормы, поскольку они ничем не облагаются и просто нет смысла их отражать в программе. Именно такую ситуацию мы и рассмотрим.
ВНИМАНИЕ : с 2017 года произошли изменения
Сразу замечу, что в программе расходы, компенсируемые работнику сверх нормы, регистрируются как доход в натуральной форме , поэтому мы также рассмотрим, как в программе настроить новый вид начисления для регистрации такого натурального дохода. Но обо всем по порядку.
✅
✅
Сотрудник Сидоров С.А. находился в командировке на территории России с 25.11.2016 по 29.11.2016 г.
За 5 дней командировки ему были выплачены суточные в размере 7 100 рублей. Эта сумма превысила установленную норму, т.е. за 5 дней он должен был получить 3 500 рублей (700*5).Таким образом, доход сотрудника составил 3 600 рублей (7 100 – 3 500) и именно эту сумму мы должны зарегистрировать в программе 1С ЗУП 3.1 (3.0), для того чтобы с нее удержать НДФЛ и страховые взносы. Авансовый отчет по командировочным расходам сотрудника утвержден в ноябре, т.е. сразу же после возвращения из командировки.
Для отражения этого дохода вначале необходимо создать новый вид начисления (раздел Настройка – Начисления). Итак, зайдем в журнал Начисления, нажмем кнопку Создать и в поле Наименование укажем название вида начисления Расходы на командировки сверх норм.
На закладке «Основное»установим следующие настройки:
- в разделе «Назначение и порядок расчета» в поле «Назначение начисления» выберем значение Доход в натуральной форме . Это начисление не будет выплачиваться сотруднику, но оно будет учтено для целей налогообложения. В поле «Начисление выполняется» автоматически устанавливается значение По отдельному документу . Т.е такое начисление будет выполняться по отдельному документу «Доход в натуральной форме» .
- В разделе «Расчет и показатели» переключатель Результат вводится фиксированной суммой устанавливается автоматически.
На закладке «Налоги, взносы, бухучет» установим следующие настройки:
- в разделе «НДФЛ» поставим переключатель напротив «облагается» и укажем код дохода – 4800 «Иные доходы».
- В разделе «Страховые взносы» выберем вид дохода «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами»
. Т.е. суточные, выплаченные сверх установленной нормы в нашем примере будут облагаться страховыми взносами. Здесь мы предполагаем, что в нашем примере в локальном нормативном акте нормы суточных определены в том же размере, что и для НДФЛ, т.е. 700 руб. в день. Поэтому всё, что сверх этой нормы будет облагаться взносами. Если в Вашей организации нормы выше и суточные не облагаются взносами, то устанавливаем «Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами…»
!!!
ВНИМАНИЕ : с 2017 года произошли изменения в расчете страховых взносов с суточных сверх ном. Подробно об этих изменениях и их реализации в ЗУП 3.1 я рассказываю в
- В разделе «Бухгалтерский учет» укажем способ отражения начисления в бухгалтерском учете и установим переключатель Как задано для сотрудника .
Итак, все необходимые настройки в данном виде начисления мы установили. Запишем новый вид начисления.
Регистрация суточных сверх установленной нормы с помощью документа «Доход в натуральной форме» в программе 1С ЗУП 3.1 (3.0)
✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:
✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:
✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:
Для того чтобы в программа мы имели возможность регистрировать доходы в натуральной форме в настройках Расчета зарплаты (раздел Настройка) перейдем по ссылке Настройка состава начислений и удержаний и на вкладке Прочие начисления установим флажок Регистрируются натуральные доходы . Более подробно о ключевых настройках программы можете почитать в статье .
В разделе Зарплата появился журнал Натуральные доходы , в котором как раз доступен документ Доход в натуральной форме .
Теперь зарегистрируем в программе доход сотрудника с помощью документа Доход в натуральной форме (раздел Зарплата – Натуральные доходы).
- В поле Месяц выберем месяц Ноябрь, в котором будет отражаться данное начисление.
- В поле Вид дохода выберем вид начисления Расходы на командировки сверх норм из предложенного списка начислений с назначением Доход в натуральной форме.
- Дату получения дохода укажем 30.11.2016, т.е. когда был утвержден авансовый отчет. Датой фактического получения дохода при расчете НДФЛ считается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки.
Подробно вопрос исчисления, удержания и перечисления НДФЛ в 1С ЗУП 3 рассматривается в статье .
Итак, доход сотрудника мы отразили, проведем документ Доход в натуральной форме . Далее начислим сотруднику зарплату за Ноябрь. Расчет страховых взносов с суточных, выплаченных сверх установленной нормы, производится в документе Начисление зарплаты и взносов . Для того чтобы проверить правильно ли произведен расчет страховых взносов сформируем расчетный листок по сотруднику за ноябрь. В расчетном листке доход в натуральной форме (Расходы на командировки сверх нормы) в размере 3 600 рублей выделен в отдельной графе. Этот доход не увеличивает сумму к выплате для этого сотрудника, но входит в базу для расчета НДФЛ и страховых взносов.
Проверим расчет: База для расчета НДФЛ и страховых взносов составила 54 899,07 рублей (51 299, 07 рублей(Всего начислено сотруднику) + 3600 рублей (расходы на командировки сверх нормы))
НДФЛ: 54 899,07 *13/100 = 7 137 рублей.
ПФР: 54 899,07*22/100 = 12 077,80 рублей
ФСС: 54 899,07*2,9/100 = 1 592,07 рублей
ФСС (несч.случ.): 54 899,07* 0,200/100 =109,80 рублей
ФФОМС: 54 899,07*5,1/100 = 2799,85 рублей.
Расчет произведен верно, действительно программа учла командировочные расходы сверх нормы при расчете взносов и НДФЛ.
!!! ВНИМАНИЕ : с 2017 года произошли изменения в расчете страховых взносов с суточных сверх ном. Подробно об этих изменениях и их реализации в ЗУП 3.1 я рассказываю в
В сегодняшней публикации я рассказал, каким образом и для каких целей в программе 1С ЗУП 3.1 (3.0) отражаются командировочные расходы сверх установленной нормы.
На сегодня у меня все. Всего доброго!!!
В сегодняшней статье затронем тему оформления командировок в 1С Зарплата и управление персоналом 8.3. Как всегда, мы покажем вам пошаговую инструкцию по работе в программе, а если у вас останутся вопросы о командировках в 1С 8.3, то можете оставлять их в комментариях к статье. Далее мы рассмотрим следующие вопросы:
1. Открываем подраздел “Командировки”
Откройте программу, в разделе “Зарплата” перейдите в “Командировки”.
Важно! Чтобы позиция “Командировки” была активной, вам необходимо в изначальных настройках расчёта ЗП поставить соответственный флажок.
2. Перечень документов
В разделе “Зарплата Командировки” перед вами откроется форма перечня документов.
3. Создание документа
Посмотрите, в программе для создания документа предусмотрены 2 кнопки. По 1-ой кнопке создаётся документ для расчёта оплаты командировки для 1-го сотрудника.
4. Расчет среднего заработка
Вам необходимо указать месяц, в котором будет регистрироваться расчёт. В программе по умолчанию указывается нынешний месяц. Открываем справочник “Сотрудника” и выбираем нужного нам.
Далее вам нужно указать начало и конец командировки. Если у вас в программе ведётся штатное расписание, то вы можете освободить ставку на время отсутствия сотрудника, установив соответствующий флажок. Ср. заработок и начисление за командировку программа рассчитает в автоматическом режиме.
В случае, если командировка заканчивается в след. месяце, программа 1С ЗУП 8 помогает спланировать оплату целиком или за каждый месяц. Если вы выбираете помесячную оплату, то этим документом вы обеспечиваете оплату только за нынешний месяц. Что касается расчёта оплаты за другие месяцы, то он будет осуществляться при начислении ЗП. Далее средний заработок для подобных расчётов будет соответствовать значению, полученному в документе “Командировка”.
5. Как начислить суточные по командировке
Чтобы ознакомиться с подробным расчётом, перейдите на вкладку “Начислено (подробно)”.
6. Особые территориальные условия
Если сотрудник отправляется в особые территориальные условия, то на вкладке “Стаж ПФР” вам необходимо заполнить графу “Территориальные условия”.
7. Печать
Чтобы вывести печатную форму, вам предварительно нужно заполнить вкладку “Дополнительно”. На этой вкладке вам нужно заполнить следующие данные: место командировки, количество дней, основание, цель и финансирование поездки.
8. Как провести командировку
Когда все необходимые данные будут заполнены, проводим документ. Кроме того, на основании данного документа вы можете пустить в печать приказ о командировке, все расчёты, командировочное удостоверение и служебное задание (последние 2 пункта с 2015 года оформлять не обязательно).
9. Совмещение должностей
В случае, если в вашей компании практикуется совмещение должностей (и это указано в программе 1С ЗУП 8), то по документу “Командировка” вы можете создать документ “Совмещение должностей”. Это позволит вам назначит доплату тому сотруднику, который будет исполнять рабочие обязанности того, кто отправился в служебную командировку.
10. Совместительство
Или может быть ситуация, когда работник, который уехал в командировку, имеет совместительство. В документе ставится гиперссылка, которая позволяет оформить его отсутствие.
11. Выплата командировочных
Если вы выбираете выплату в межрасчётный период, то осуществить эту операцию можно по кнопке “Выплатить”. В остальных случаях выплата выполняется вместе с ЗП.
12. Расчет удержаний
Если вы выбираете такой выбор выплаты, то при этом будет производиться расчёт удержаний. Тоже самое будет происходить и при виде выплаты “С авансом”. Чтобы посмотреть подробности расчёта и удержаний, нажмите на “карандаш” в правом углу.
13. Приказ на командировку
По кнопке “Т-9а” мы переходим к формированию приказа на командировку сразу нескольких работников.
14. Создание табеля
Заполнение документа осуществляется по кнопке “Добавить”. При добавлении информации в табличную часть документа в последней колонке “Учёт отсутствий и начислений” данные отобразятся в виде гиперссылки. В указанном примере по 1-му работнику отсутствия учтены. поскольку по нему уже добавлен документ “Командировка”, а по 2-му сотруднику ещё нет. Таким образом получается, что необходимо по каждому командированному работнику оформлять отдельный документ “Командировка”.
15. Оплата выходных дней в командировке
Если командировка приходится на выходной день, и сотрудник при этом работал, тогда необходимо внести информацию в документ “Оплата праздничных и выходных дней”. Рабочие дни, которые работник провёл в командировке, в табеле обозначаются буквой “К”.
На главной вкладке документа “Командировка” вы можете поставить флажок напротив позиции о внутрисменной командировке. Это позволит вам внести информацию о командировке на неполный рабочий день
Командировка на неполный рабочий день (внутрисменная)
В табеле учёта это будет выглядеть так:
Таким образом, вы оформили и рассчитали оплату работника, направленного в командировку, и отразили в программе 1С ЗУП.
В командировочные расходы в 1С 8.3 можно включить затраты на дорогу (билеты, ), оплата проживания (например, в гостинице), оплата за питание, суточные и т. п. Чаще всего, мы не знаем точную сумму, которую потратит в итоге наш сотрудник за время поездки. В связи с этим он пишет заявление на выдачу командировочных, указывая эти данные приблизительно с детализацией по видам расходов.
Так как по факту потраченные и выданные работнику денежные средства могут не совпадать между собой в большую или меньшую сторону, выдача денег осуществляется авансом. По приезду из командировки работник предоставит в бухгалтерию документы, подтверждающие затраты. При разнице в пользу работника, ему будут выданы недостающие деньги. В противном случае он будет обязан вернуть неиспользуемую сумму обратно в кассу.
Командировочные, так же как и другие виды выдачи денежных средств сотрудникам могут осуществляться как через банк (на карточку), так через кассу наличными. В рамках данного примера мы будем оформлять в 1С именно выдачу наличных, так как это наиболее часто встречающийся способ.
Рассмотрим полную инструкцию по шагам как это сделать в 1С Бухгалтерия.
Выдача командировочных денег
Для начисления и выплаты перейдите в раздел «Банк и касса» и выберите пункт «Кассовые документы».
Перед вами откроется весть список ранее созданных документов по поступлению или выдаче денежных средств из кассы. Нажмите на кнопку «Выдача».
Теперь можно перейти к заполнению самого документа. Здесь нет ничего сложного. Первым делом выберите в поле «Вид операции» значение «Выдача подотчетному лицу». Обратите внимание, что при изменении значений в нем меняется и структура реквизитов документа. Именно поэтому при создании документа выдачи наличных, сначала указывают вид операции.
Счет учета оставим по умолчанию. Далее укажем сотрудника, которому нужно начислить командировочные в 1С. Правее выберем организацию и подразделение, в котором он работает. В поле «Сумма» отразим, что на данную командировку наш работник получит сумму в размере 15 000 рублей.
В нашей конфигурации настроено ведение учета по статьям ДДС для дополнительной аналитики, поэтому данное поле так же можно заполнить. В комментарии для удобства укажем, что деньги оформлены на командировку. В дальнейшем это облегчит нам поиск.
Если вам нужно отредактировать реквизиты печатной формы, разверните одноименный раздел. В нашем случае все отображаемые данные попали сюда автоматически при выборе сотрудника.
После проведения документа мы сможем увидеть по сформировавшемуся движению, что теперь сумма в 15 000 рублей числится на Абрамове Геннадии Сергеевиче. С него будет списан долг после того, как он отчитается по потраченным суммам.
Дополним нашу инструкцию видео по кассе в 1С:
Авансовый отчет
Которые нужны для списания долга по полученному авансу с сотрудника так же находятся в разделе «Банк и касса».
Шапку документа заполним стандартно, как это делали ранее. На закладке «Авансы» в табличной части добавим строку и выберем созданный ранее документ выдачи наличных. Как вы моете заметить, 1С 8.3 позволяет отчитываться сразу по нескольким авансам, выданным одному и тому же сотруднику. Делается это при помощи добавления в данную табличную часть дополнительных строк.
Мы указали, за что отчитывается сотрудник за свои суточные. Теперь нам нужно отразить, какие документы, и на какие суммы он предоставил. Сделать это можно на закладке «Оплата».
В нашем случае сотрудник предоставил в бухгалтерии два билета и чек за проживание в гостинице. Общая сумма составила 12 500 рублей. После проведения документа в 1С долг перед нашей организацией будет уменьшен только на эту сумму. Посмотрим на проводки:
Получается, что сотруднику был выдан аванс в размере 15 000 рублей, а отчитался он только за 12 500. Из этого следует, что за ним все еще остается долг, но уже в размере 2 500 рублей. В таком случае, по взаимной договоренности он может либо предоставить недостающие чеки на эту сумму, либо вернуть деньги.
Возврат разницы можно произвести, например, при начислении зарплаты. Так же сотрудник может принести эту сумму в кассу.
В том случае, если сотрудник наоборот не уложился в выданную ему сумму и потратил больше, такую разницу можно выплатить ему так же как и сами командировочные через кассу.
Смотрите также видео по авансовым отчетам в 1С 8.3: